Change Management & Adoption in IT-Projekten

Wir bieten nachhaltige Beratung für erfolgreiche Veränderungsprozesse

Egal ob Umzug in die Cloud, Einführung von Microsoft 365 und Teams oder Umstieg auf neue Applikationen: Veränderungsprozesse sollten stets von einem professionellen Change Management und entsprechenden User Adoption Maßnahmen begleitet werden. Denn nur, wenn es Ihnen gelingt, Ihr Team für die Zusammenarbeit in der vernetzten Welt zu begeistern, schaffen Sie echte Akzeptanz für neue Lösungen. Wir unterstützen Sie gerne mit unseren bewährten Change Management & Adoption Werkzeugen und Methoden auf Ihrer Reise zu Ihrem digitalen Arbeitsplatz!
 

Bei vielen IT-Projekten steht die neue Anwendung, deren Funktion und Aussehen im Vordergrund. Während des Roll-outs werden die Nutzenden dann in der Bedienung der neuen Anwendung geschult. Zwar ist dies ein zentraler Punkt, aber bei Weitem nicht der einzige zu beachtende: Häufig verändert sich nicht nur die Technologie – stattdessen eröffnet sich die Chance, Verhaltensweisen und Arbeitsabläufe zu verändern und zu optimieren.

Warum sind Change Management & Adoption wichtig?

Akzeptanz steigern

Durch transparente Kommunikation erhalten Ihre Mitarbeitenden Orientierung und verstehen die Notwendigkeit der Veränderung. So werden Sie motiviert, den Prozess mitzugehen.

Effizienz steigern

Durch gut vorbereitete und motivierte User:innen können Sie die geplanten Veränderungen termingerecht, wirtschaftlich und sicher umzusetzen.

Risikomangement

Veränderungen bergen immer gewisse Risiken für Unternehmen. Change Management hilft dabei, diese Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren.

Wettbewerbsfähig bleiben

Unternehmen müssen sich weiterentwickeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch Change Management können Sie Innovationen fördern und den Wandel als Chance für Verbesserungen nutzen.

Kundenstimmen

Portraitfoto Reto Alberini

Schulungen sind für uns ein wichtiger Hebel, um den Change und die digitale Transformation flächendeckend zu unterstützen. Mit novaCapta haben wir hier einen Partner gefunden, der uns ganzheitlich und nachhaltig unterstützt.

Reto Alberini Leader Business Information Center Birchmeier Gruppe
Portraitfoto Dr. Susanne Schmitt

Sowohl das Projektteam als auch unsere Mitarbeitenden haben sich jederzeit von novaCapta hervorragend betreut gefühlt. Vor allem die Coffee Corner Calls kamen sehr gut an, und weitere regelmäßige Schulungen zu Neuerungen wurden aktiv gewünscht. Wir freuen uns, auch in Zukunft mit der novaCapta zusammenzuarbeiten!

Dr. Susanne Schmitt Verbandsdirektorin Verband der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft in Niedersachsen und Bremen e.V.
Portraitbild Markus Danowski CIO und Projektleiter TDK Electronics AG

Häufig wird angenommen, dass der Umstieg auf moderne Technik automatisch auf Begeisterung treffen muss und die Veränderung ein Selbstläufer wird. Aber jeder Mitarbeitende ist anders! Deshalb war uns das Change Management bei diesem Projekt besonders wichtig.

Markus Danowski CIO und Projektleiter TDK Electronics AG

Die Experten der novaCapta haben sich immer in unsere Belange rein gedacht und empathisch auf unsere Anforderungen, die Situation und die Mitarbeiter reagiert. Das war aus unserer Sicht eine wirklich gute Projektzusammenarbeit.

Klaus Schaffranek IT Servicemanagement RheinEnergie AG

Welche Change Management Methoden nutzen wir?

Mit den richtigen Werkzeugen (Toolset), dem Wissen über den Umgang damit (Skillset) und dem Willen zur Nutzung (Mindset) werden Ihre Mitarbeitenden erfolgreich auf der Reise zum digitalen Arbeitsplatz mitgenommen.

Toolset

Ihre Mitarbeitenden erhalten neue Werkzeuge.

Skillset

Ihre Mitarbeitenden können mit den Werkzeugen umgehen.

Mindset

Ihre Mitarbeitenden passen ihre Arbeitsweise an.

Für uns ist Change mehr, als um allgemeingültige Modelle zu wissen; wir kennen die Bedürfnisse, Sorgen und Ängste der Anwendenden auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz. 

Bisherige Technologie

Alte Verhaltensweisen und Arbeitsläufe, emotional behaftet, gelernt und vertraut = bekannt!

Neue Technologie

Neue Verhaltensweisen und Arbeitsabläufe, keine emotionale Verbundenheit, Unsicherheit und kein Wissen/Können = unbekannt!

Um alte Verhaltensweisen, Erlerntes und auch emotional Behaftetes zu ersetzen und Unbekanntes zu akzeptieren, sind immer begleitende Prozesse notwendig. Ihre Mitarbeitenden müssen hier sprichwörtlich an die Hand genommen werden, damit auf lange Sicht ein optimaler Projekterfolg erzielt werden kann. Dafür sind Erfolgsfaktoren wie kontinuierliche, auf die Zielgruppe angepasste Kommunikation, klare Trainingskonzepte und auch der Einsatz von Multiplikator:innen entscheidend. 

Weitere Informationen und Tipps für ein erfolgreiches Change Management finden Sie in unseren Whitepapern

Bausteine einer langfristigen User Adoption

Viele IT-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an der fehlenden Akzeptanz der Nutzenden. Daher darf neben begleitenden Change Management Maßnahmen auch die User Adoption nicht zu kurz kommen: Ihre Mitarbeitenden sollen die Veränderungen nicht nur verstehen und akzeptierten, sondern die neuen Technologien, Software oder IT-Systeme auch langfristig in ihre Arbeitsabläufe integrieren und aktiv nutzen. 

Kommunikation

Kommunikation

Kommunikation ist der Schlüssel, um die Mitarbeitenden auf die Veränderung aufmerksam zu machen und ein Bewusstsein für die Notwendigkeit zu schaffen. Ziel ist es, positive Anstöße zu geben und Mitarbeitenden trotz der Alltagshektik zur Auseinandersetzung mit den Tools zu motivieren. Wir unterstützen Sie mit unserer Erfahrung bei Kommunikationskonzepten und sorgen für eine hohe Nutzerakzeptanz. 

Wir erarbeiten mit Ihnen ein individuell abgestimmtes Kommunikationskonzept, das Ihre genutzten Kanäle, Zielgruppen und Mittel spezifiziert. Sowohl etablierte Kanäle als auch neue Medien werden von uns zielführend eingesetzt und auf die verschiedenen Personengruppen Ihres Unternehmens zugeschnitten. Dabei kann die Kommunikationsplanung flexibel an Ihre bereits bestehenden Anforderungen und den technischen Roll-out angepasst werden.

Training & Schulungsmaterialien

Training & Schulungsmaterialien für M365

Den Nutzenden das Wissen rund um Einsatz und Funktionsweisen der neuen Anwendungen zu vermitteln, ist essentiell. Nicht nur grundsätzliche Funktionen der Tools sollten im Vordergrund stehen, sondern auch typische Anwendungsfälle in der täglichen Arbeit.

Wir nutzen verschiedene Lernmedien (online und offline), um Ihre Mitarbeitenden individuell abzuholen. Mit Trainingsvideos und -inhalten, Workshops, Flyern, Webinaren und weiteren Maßnahmen schulen wir individuell. In unserem Trainingskonzept ist die unternehmensweite Bereitstellung von Kurzanleitungen, in denen neue Funktionen anhand konkreter Anwendungsfälle vorgestellt werden, zentraler Bestandteil. Begleitet wird dies durch weiterführende Inhalte und Werkzeuge, wie beispielsweise Erklärvideos oder „A Day in the Life Stories“, die detailliert aufzeigen, wie die neuen Anwendungen die tägliche Arbeit unterstützen können, und die problemlos über eine Online-Plattform den Endnutzer:innen zur Verfügung gestellt werden können.

Schulungsmaterialien für M365

Sowohl für Ihre anfänglichen Pilotprojekte als auch für den letztendlichen firmenweiten Rollout sollte Ihre interne Kommunikation Priorität haben. Sobald Ihre Mitarbeitenden von den neuen Microsoft 365 Tools erfahren haben, ist es an der Zeit, Motivation aufzubauen und eine Vielzahl von Schulungsoptionen anzubieten, mit denen die Nutzenden schnell produktiv werden. Wir bieten Ihnen für einen reibungslosen Start Schulungspakete mit Lernmaterialien zu den wichtigsten M365 Tools. Diese enthalten verschiedene Formate, von einfachen Fact Sheets bis hin zu Screencast- und animierten Erklärvideos.

Screenshot aus einem animierten Video zu Schulungsmaterial für M365
Multiplikator:innen

Multiplikator:innen

In unserem ganzheitlichen Konzept ist die Ausbildung der „Ansprechpartner:innen“ (Multiplikator:innen) für die restlichen Mitarbeitenden die dritte tragende Säule. Diese unterstützen den bevorstehenden Roll-out sowie längerfristig bei weiteren Change-Maßnahmen. Die Multiplikator:innen werden sorgfältig von uns auf ihre Rolle vorbereitet und unterstützen in verschiedensten Bereichen.

Auf diese Weise entsteht eine nachhaltige Weiterbildungsstruktur, mit der über einen längeren Zeitraum immer wieder neue Module bereitgestellt werden können, um z.B. einer stufenweisen Einführung, aber auch der steten Weiterentwicklung der Software gerecht zu werden. Aber auch für andere Themen (z. B. Einführung neuer Datenschutzverordnung oder Onboarding neuer Mitarbeiter:innen) lässt sich diese einmal etablierte Struktur verwenden.

Adoption & Change Management Beispiele unserer Kunden:

Zertifizierungen unserer Change & Adoption-Expert:innen

Aktuell besteht für das Change Management die Herausforderung, dass Veränderungszyklen kürzer, Zusammenhänge komplexer und Veränderungen kleinteiliger werden. Daher sind die bisher genutzten starren Prozesse des klassischen Change Managements nicht mehr geeignet. Genau an diesem Punkt setzen unsere Beratung und unser Rahmenkonzept an - indem sie die Aspekte des Change Managements, die wir benötigen, adaptieren und erweitern. Unsere zertifizierten Prosci® und Microsoft Change- & Adoption-Spezialist:innen unterstützen Sie dabei optimal und individuell bei Ihren Veränderungsprozessen. 

Prosci-Zertifizierungssiegel der novaCapta

Unsere Expertise bestätigt auch Microsoft: Als Microsoft Solutions Partner für Modern Work wurden wir unter anderem mit der Microsoft Specialization zu „Adoption and Change Management“ ausgezeichnet. Mit dieser bescheinigt uns Microsoft unser fundiertes Wissen und Erfahrung bei der erfolgreichen Umsetzung von Change-Prozessen mit Microsoft 365.

Unsere Mitgliedschaft im Microsoft Council Adoption and Change Management garantiert zudem den Expertenaustausch zu aktuellen Entwicklungen auf diesem Gebiet.

Logo Microsoft Solution Partner Modern Work Specialist Adoption and Change Management
Weitere Change & Adoption Angebote:

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf

Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Gespräch zu den für Sie passenden Lösungen. Hinterlassen Sie einfach Ihre Kontaktdaten, wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.

novaCapta Intranet Angebote
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Unsere Intranetangebote auf SharePoint Basis

In der digitalen Arbeitswelt sind effiziente Kommunikationsplattformen entscheidend für den Unternehmenserfolg. SharePoint Online bietet die perfekte Basis für leistungsstarke Intranets.

novaCapta Intranet Angebot: CORE
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Unser Intranetangebot CORE

Eine solide Grundlage für Ihr Unternehmens-Intranet. CORE ist unsere nahezu schlüsselfertige Lösung für kleine Intranet Projekte, die in kurzer Zeit einsatzbereit ist.

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Unser Intranetangebot ADVANCED

Ein Standard-Intranet nach Ihren Vorstellungen​. ADVANCED ist unsere flexible Lösung für mittlere bis große Intranetprojekte, die mit einer Konzeptionsphase beginnt und durch iterative Weiterentwicklung einen erweiterten Funktionsumfang bietet.

novaCapta Intranet Angebot: CUSTOM
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Unser Intranetangebot CUSTOM

Wir schaffen gemeinsam die Basis für Ihr erfolgreiches Intranetprojekt​. CUSTOM ist unsere maßgeschneiderte Lösung für Ihre mittleren bis sehr großen Intranetprojekte bei denen die Anforderungen komplex oder ggf. noch nicht im Detail definiert sind. Denn im Gegensatz zu CORE und ADVANCED wird Ihr CUSTOM Intranet Angebot – und somit auch der Projektablauf – genau auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten. Daher bieten wir im Rahmen von CUSTOM eine Vorprojektphase an

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Collaboration-Tools & Software für mehr Effizienz

Sie wollen die digitale Zusammenarbeit optimieren? Als Spezialisten in der Umsetzung von Intranet- & Kollaborationsumgebungen begleiten wir Sie im gesamten Prozess von der Analyse bis zur Umsetzung.

Digital Workplace
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RheinEnergie: Change & Adoption für Microsoft Teams

Für die Einführung von M365 und Teams setzte RheinEnergie auf novaCapta – mit Leistungsscheinen für die Ausschreibung und einem ganzheitlichen Change- und Adoption-Konzept für die neue Zusammenarbeit.

Problem Solving,Close up view on hand of business woman stopping falling blocks on table for concept about taking responsibility.
Blog 14.06.23

10 Must-haves im Change Management

Welche Maßnahmen rund um Change & Adoption zeigen sich am wirksamsten? Wir teilen 10 Aspekte, die ausschlaggebend für den Erfolg und die Nutzerakzeptanz neuer Technologien sind.

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Referenz

Change- & Trainingskonzept für Hellmann

Für den globalen Roll-out von Microsoft 365 setzt Hellmann auf das Change- & Trainingskonzept der novaCapta.

Two women analyzing documents at office
Offering

novaCapta Adoption Service für M365

Unser Service bietet Ihnen eine kontinuierliche Kommunikation, Begleitung und Befähigung im Rahmen des M365-Evergreenings und somit nachhaltige Adoption der M365-Werkzeuge hin zum Modern Workplace.

Projektteam-Meeting
Whitepaper

Whitepaper: 10 Schritte zum erfolgreichen Change

Was brauchen Sie, um Veränderungen in Richtung eines digitalen Arbeitsplatzes erfolgreich umzusetzen? Unser kostenfreies Whitepaper verrät, wie der Wandel gelingen kann.

Luftballons am Ströer Standort in Köln während der Rollout-Days
Referenz

Ströer SE & Co. KGaA: Change-Begleitung für Microsoft 365

novaCapta begleitet das Medienhaus Ströer beim digitalen Wandel mit Office 365 mit Kommunikation, Trainings, Botschaftern und einer Prise Humor, weil Change mehr ist als "nur" Technologie.

Company Operations Manager Holds Meeting Presentation. Diverse Team Uses TV Screen with Growth Analysis, Charts, Statistics and Data. People Work in Business Office.
Leistung

Data Management

Treffen Sie nachhaltige Entscheidungen: Eine unternehmensweite Data Management Plattform auf Basis von Microsoft und Azure ermöglicht es Ihnen, maximalen Nutzen aus den vorhandenen Daten zu ziehen.

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Leistung

Identity & Access Management

Ob Microsoft Entra ID, MFA, PKI, Zero Trust, SSO oder Integration in Microsoft Entra ID – wir analysieren, verwirklichen und optimieren Ihre Anforderung mit Microsoft Technologien.

Verbandsgebäude vdw
Referenz

vdw: Mehr Miteinander dank Kollaboration in M365

Der vdw hat seinen modernen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 & Teams geschaffen. Ein maßgeschneidertes Change & Adoption Konzept sorgt dafür, dass alle Potentiale von M365 voll ausgeschöpft werden.

Vier Kollegen freuen sich und klatschen ein
Workshop

Workshop für Change & Adoption

Veränderungen sind nur sinnvoll, wenn sie im Alltag der Mitarbeitenden und zum Nutzen der Kund:innen ankommen. Wir unterstützen Sie mit Know-how & den richtigen Change & Adoption Maßnahmen.

Young business woman working with computer while consulting some invoices and documents in the kitchen at home.
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Microsoft 365 Content Hub

Unser Content Hub auf Basis von Microsoft 365 bietet Ihnen eine All-in-one-Lösung für ein ganzheitliches Content- und Dokumentenmanagement.

Cheerful woman listening to music in cafe
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Anwendungsmodernisierung

Application Modernization ist häufig eine organisatorische & technische Herausforderung. Mit der richtigen Strategie können Sie neue Potenziale heben und den Weg für die digitale Transformation ebnen.

Businessman using a laptop
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Microsoft Power Pages

Power Pages (früher Power Apps Portals) bietet eine effektive Plattform, um datengestützte, moderne und sichere Websites zu erstellen – unabhängig vom technischen Fachwissen.

Zwei Männer am Smartphone
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Business Productivity Framework

Unser Mittelweg bei der Einführung neuer Software: Business Productivity Framework. Individuelle Kundenwünsche lassen sich damit in kürzerer Zeit und ohne hohen Kostenaufwand realisieren.

Businessmen work with stock market investments using smartphones to analyze trading data. smartphone with stock exchange graph on screen. Financial stock market
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Mit unseren Data Science Lösungen helfen wir Ihnen, das volle Potenzial Ihrer Daten auszuschöpfen: von der Analyse über Vorhersagen bis hin zu Prozessoptimierung – und dies unter Einsatz von KI.