novaGuide: Qualitätsmanagement Software für Microsoft 365

Das vorkonfigurierte QM-System, das direkt in Ihrer M365-Umgebung läuft. Dokumentenlenkung, Prozessmanagement und ISO-Unterstützung in einer Lösung.

Qualitätsmanagement mit novaGuide auf M365 Basis

QM-System im Einsatz, aber niemand nutzt es? QM-Beauftragte arbeiten gewissenhaft, doch Fachbereiche empfinden das System als zu komplex. Endanwender greifen auf veraltete Vorgaben zurück. Die Geschäftsführung kann im Ernstfall nicht nachweisen, welche Informationen wann vorlagen. Das Ergebnis: niedrige Akzeptanz und ein System, das der Zertifizierung dient, aber nicht dem Arbeitsalltag.

novaGuide ändert das. Als QM-Software auf Basis von SharePoint, Power Apps und Power Automate arbeiten alle Beteiligten in der vertrauten M365-Umgebung. Ohne Zusatzlizenzen, ohne neue Oberfläche, ohne lange Einführungsprojekte.

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Warum novaGuide statt klassischer QM-Spezialsoftware?

Etablierte QM-Speziallösungen sind leistungsfähig, aber sie bringen eigene Oberflächen, eigene Lizenzen und eigenen Schulungsaufwand mit. Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 im Einsatz haben, bedeutet das: eine weitere Insellösung, die Mitarbeitende zusätzlich lernen müssen.
novaGuide geht einen anderen Weg.

	Klassische QM-Spezialsoftware	novaGuide
Umgebung	Separate Plattform mit eigener Oberfläche	Läuft in Ihrer bestehenden M365-Umgebung
Lizenzkosten	Eigene Lizenzierung, oft nutzerbasiert	Nutzt vorhandene M365-Lizenzen, keine Zusatzlizenz
Einführungsdauer	Wochen bis Monate	Automatisierte Installation auf Ihrem Tenant
Benutzerakzeptanz	Neue Oberfläche = Schulungsaufwand	Bekannte SharePoint/Teams-Oberfläche = hohe Akzeptanz
Erweiterbarkeit	An Hersteller-Roadmap gebunden	Modular erweiterbar mit Power Platform und Azure

Eine QM-Lösung für alle Beteiligten im Qualitätsmanagement

novaGuide wurde für alle Rollen im QM-Prozess entwickelt, nicht nur für den QM-Beauftragten.

Für QM-Beauftragte und Informationssicherheitsbeauftragte

Sie steuern Dokumentenlenkung, Freigabeprozesse und Vorgaben zentral über das Management Authoring Portal. Schulungsnachweise und Lesebestätigungen lassen sich automatisiert einfordern, sodass Sie im Audit jederzeit nachweisen können, wer welche Version einer Vorgabe zur Kenntnis genommen hat.

Für Endanwender und Mitarbeitende

Über den Personal Guide finden Sie aktuelle Vorgaben, Vorlagen und Prozessbeschreibungen über ein übersichtliches SharePoint-Portal mit Volltextsuche. Ob am PC, im Browser oder per Mobile App: Sie arbeiten immer mit der aktuellen, freigegebenen Version.

Für Prozesseigner und Autoren

Per Management App genehmigen Sie Dokumente direkt in der Vorschau, geben zur Publikation frei oder weisen zurück. Der zweistufige Genehmigungsprozess (Prüfung und Freigabe) läuft als Workflow, und automatische Wiedervorlagen stellen sicher, dass keine Überprüfungsfrist verpasst wird.

Für die Geschäftsführung

novaGuide protokolliert alle Dokumentenlenkungsaktivitäten in einem zentralen Log. Im Ernstfall können Sie nachweisen, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt vorlagen und freigegeben waren.

Free Person Working on Laptop Website Mockup mit Screenshot von novaGuide

Wie EROWA sein Qualitätsmanagement ISO 9001-konform in die Cloud gebracht hat

Das ISO 9001-zertifizierte Fertigungsunternehmen EROWA betrieb sein QM auf einem veralteten HTML-Fileserver-System. Viele Alternativlösungen waren zu unflexibel für die bestehende Struktur und die Anforderungen der Zertifizierung. Mit novaGuide konnte EROWA fast alle Anforderungen bereits im Standard abdecken und die Lösung dank vorhandener Office 365-Umgebung schnell und kostengünstig einführen.

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Die Zusammenarbeit mit der novaCapta war äusserst kooperativ. Unsere Wünsche wurden umgesetzt und wir sind trotzdem in einer guten Standard-Lösung geblieben. Das haben wir unter anderem auch der grossen Fachkompetenz im Bereich Qualitätsmanagement auf Seite der Berater zu verdanken.

Dieter Gautschi Leiter Quality Management EROWA AG

Fast alle Anforderungen im Standard erfüllt

Schnelle Einführung dank vorhandener M365-Umgebung

Standort- und geräteunabhängig verfügbar

Bereits auf die deutsche Tochtergesellschaft ausgeweitet

Sehen Sie novaGuide in Aktion

In einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen, wie novaGuide in Ihrer M365-Umgebung funktioniert und welche Erweiterungen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.

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So funktioniert novaGuide: Die Bestandteile im Überblick

novaGuide besteht aus Modulen, die jeweils auf eine Rolle im QM-Prozess zugeschnitten sind. Alle greifen auf dieselbe M365-Infrastruktur zu.

Personal Guide Portal: Aktuelle Vorgaben auf einen Blick

Schluss mit der Suche nach dem richtigen Dokument: Ihre Mitarbeitenden greifen jederzeit auf genau die Vorgaben zu, die für ihre Rolle relevant sind.

Dynamische Prozesslandkarte und automatisch generierte Übersichtsseiten
Kontextbezogene Volltextsuche über Titel, Metadaten und Dokumentinhalte
Klares Rollen- und Berechtigungsmodell: jeder sieht nur, was für ihn bestimmt ist
Zugriff über PC, Notebook, Tablet und Smartphone

Management Authoring Portal: Dokumente professionell erstellen und lenken

Ihre Autoren arbeiten schneller, weil Erstellung, Versionierung und Freigabe in einem Portal zusammenlaufen.

Co-Authoring für gleichzeitige Bearbeitung von Entwürfen
Konvertierung in PDF, Word, Excel und PowerPoint ohne Drittlösung
Design individuell an Ihr Corporate Design anpassbar
Versionierung und Kommentarfunktionen integriert

Management App: Freigaben und Genehmigungen per App

Keine Freigabe bleibt mehr liegen: Prozesseigner entscheiden direkt in der App, ob ein Dokument publiziert oder überarbeitet wird.

Dokumente in der Vorschau prüfen, freigeben oder zurückweisen
Zweistufiger Genehmigungsprozess (Prüfung und Freigabe) als Workflow
Automatische Wiedervorlagen nach frei definierbarem Zeitraum
Zentrales Log aller Dokumentenlenkungsaktivitäten

Training Portal: Schulungsnachweise und Lesebestätigungen

Im nächsten Audit wissen Sie auf Knopfdruck, wer welche Vorgabe wann gelesen und bestätigt hat.

Lesebestätigungen gezielt für neue oder geänderte Vorgaben einfordern
novaGuide merkt sich, wer welche Version bereits bestätigt hat
Bei Rollenwechseln oder Neueintritten werden Bestätigungen automatisch angefordert

Modulare Erweiterungen: novaGuide wächst mit Ihren Anforderungen

Neue Anforderungen? novaGuide wächst mit, ohne dass Sie die Plattform wechseln.

Erweiterbar um Fehlermeldungsmanagement, Korrekturmaßnahmen, Reklamationsmanagement
Risikomanagement, Skills-Management, Prüfmittelüberwachung, Controlling Reporting
Technologische Basis: SharePoint, Power Apps, Power Automate und Azure
Unterstützung für mehrere Standorte und Sprachen mit Inhaltsfilterung

So kommt novaGuide in Ihr Unternehmen

novaGuide ist keine Standardsoftware von der Stange, sondern ein standardisiertes Setup, das von unseren QM-Spezialist:innen auf Ihre Umgebung und Ihre angestrebte ISO-Norm zugeschnitten wird.

1. Installation

novaGuide wird automatisiert auf Ihrem Microsoft 365 Tenant bereitgestellt.

2. Konfiguration

Unsere Berater:innen passen die Lösung an Ihre individuellen Gegebenheiten an: Prozessstruktur, Rollen, Berechtigungen und Corporate Design.

3. Produktivstart

Nach kurzer Zeit können Sie novaGuide mit Ihren Inhalten und Strukturen befüllen. Lange Vorbereitungsprozesse entfallen.

4. Ausbau und Wartung

Modulare Erweiterungen lassen sich jederzeit ergänzen. Für den laufenden Betrieb bieten wir passende Wartungsvereinbarungen (SLA).

Warum Ihr Qualitätsmanagement bei novaCapta in den richtigen Händen ist

novaGuide ist das Resultat aus technologischem Know-how und dem Feedback zahlreicher Kunden mit vergleichbaren Anforderungen. Entscheidend ist dabei nicht nur das Tool: Unsere Berater:innen bringen Fachkompetenz im Bereich Qualitätsmanagement und ISO-Zertifizierung mit, sodass die Lösung nicht nur technisch funktioniert, sondern auch zu Ihrem Managementsystem passt.

QM-Fachkompetenz, nicht nur Technologie: Unsere Spezialist:innen kennen die Anforderungen von ISO 9001, ISO 27001 und weiteren Normen aus der Praxis.
Entwickelt mit echtem Kundenfeedback: novaGuide ist in Zusammenarbeit mit Unternehmen entstanden, die vergleichbare QM-Herausforderungen gelöst haben.
Microsoft Solutions Partner: novaCapta ist zertifizierter Microsoft Solutions Partner und bringt tiefgreifende M365-Expertise in jedes Projekt.

Qualitätsmanagement Software ab 7.850 € pro Jahr

novaGuide ist ab 7.850 € (zzgl. MwSt.) bzw. CHF 7.400 (zzgl. MwSt.) jährlicher Subscription erhältlich.
In diesem Preis enthalten ist die voll funktionstüchtige Lösung, automatisiert installiert auf Ihrem Microsoft 365 Tenant und direkt an Ihre individuellen Gegebenheiten angepasst.

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Individuelle Erweiterungen hängen von Ihren Anforderungen ab. Geringfügige Anpassungen lassen sich in wenigen Tagen umsetzen. Wir bieten zudem passende Wartungsvereinbarungen (SLA) für den laufenden Betrieb.

Voraussetzungen:
SharePoint Online, Power Apps für Microsoft 365, Outlook und/oder Teams.
Keine Zusatzlizenzierung erforderlich.

FAQs zu novaGuide

Wie lange dauert die Einführung von novaGuide?

Die automatisierte Installation und Basiskonfiguration sind in kurzer Zeit abgeschlossen. Die Dauer hängt vor allem davon ab, wie umfangreich Ihre bestehende Prozesslandschaft ist und welche individuellen Anpassungen Sie benötigen.

Welche ISO-Normen unterstützt novaGuide?

novaGuide bietet das Grundgerüst zur Verwaltung jeder beliebigen ISO-Norm. Im Standardeinsatz wird es häufig für ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 27001 (Informationssicherheit) genutzt.

Kann novaGuide mehrere Standorte und Sprachen abbilden?

Ja. novaGuide unterstützt mehrere Standorte und Sprachen mit entsprechender Filterung der Inhalte.

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Wie flexibel ist novaGuide erweiterbar?

novaGuide basiert auf SharePoint, Power Apps und Power Automate. Erweiterungen können individuell entwickelt werden, beispielsweise Fehlermeldungsmanagement, Reklamationsmanagement oder Risikomanagement. Das Spektrum ist praktisch unbegrenzt, da die gesamte Azure-Plattform als technologische Basis zur Verfügung steht.

novaGuide im Detail kennenlernen

Mein Team und ich zeigen Ihnen gerne, wie novaGuide Ihr Qualitätsmanagement in Microsoft 365 optimiert.

Wolfgang Raestrup

Head of Modern Work

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