Young business woman working with computer while consulting some invoices and documents in the kitchen at home.

Dokumentenmanagement in Microsoft 365: Schneller finden, sicher verwalten, KI-ready arbeiten

Alle Dokumente an einem Ort – strukturiert, compliant und bereit für KI.

Weniger suchen, mehr arbeiten: Dokumentenmanagement in M365

Ihre Dokumente liegen in SharePoint, Teams, auf Fileservern und in Fachsystemen – aber niemand findet, was er sucht.

In den meisten Unternehmen ist die Dokumentenlandschaft historisch gewachsen: Unterschiedliche Systeme, keine einheitlichen Standards, keine fachlichen Sichten. Das kostet Produktivität, erzeugt Compliance-Risiken – und verhindert, dass KI-Tools wie Copilot ihr Potenzial entfalten.

Mit dem novaCapta M365 Content Hub schaffen Sie eine zentrale, strukturierte Plattform für alle Inhalte, auf Basis Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung.

Content Hub kennenlernen

Dieser Ansatz ist Teil unserer Collaboration-Leistungen

Visualisierung des Content Hubs: Vorher/Nachher im Dokumentenmanagement

250+ Expert:innen & 30 Jahre Erfahrung

Microsoft Solutions Partner in allen Solution Areas

ISO 27001 zertifiziert

Warum Dokumentenmanagement in vielen Unternehmen nicht funktioniert

Mitarbeitende verbringen bis zu 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Dokumenten. Die Ursachen sind fast immer die selben:

Verteilte Systeme statt zentraler Zugriff

Dokumente liegen verteilt in DMS, Fileservern, lokalen Ablagen und Fachsystemen. Ohne Verbindung zwischen den Systemen entstehen Medienbrüche und Informationssilos.

Dokumente ohne fachlichen Zusammenhang

Die Ablage orientiert sich an Systemen statt an Kunden, Projekten oder Vorgängen. Relevante Unterlagen müssen über mehrere Quellen hinweg gesucht und zusammengesetzt werden.

Hoher Aufwanf für Compliance

Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und sensible Daten lassen sich ohne zentrale Governance nur schwer kontrollieren. Mit jedem neuen Dokument steigt die Komplexität.

Der novaCapta M365 Content Hub: Alle Dokumente an einem Ort – strukturiert, sicher, AI-ready

Mitarbeitende finden Informationen schneller, Fachabteilungen arbeiten in vertrauten Strukturen, und Ihre IT behält die Kontrolle über Compliance und Lifecycle.

Unser Content Hub nutzt dafür die volle Leistungsfähigkeit von Microsoft 365 – SharePoint, Teams, Purview und Copilot – und ergänzt sie um praxiserprobte Lösungskomponenten für Navigation, Metadaten und Governance. So entsteht eine zentrale Basis für unterschiedlichste fachliche Anwendungen – von Kundenprojekten über Vertragsmanagement bis zu Legal Matters.

Mockup des Legal Matter Hubs in einem Tablet

Beispiel: Unser Legal Matter Hub auf Basis des M365 Content Hub → Mehr erfahren

Schneller finden

Dashboards, fachliche Sichten und intelligente Suche statt endlosem Navigieren durch Ordner

Sicher verwalten

Integrierte Security, Compliance und Lifecycle-Management mit Microsoft Purview und Sensitivity Labels

Kosten senken

Weniger Parallelsysteme, höhere Nutzungstiefe Ihrer bestehenden M365-Lizenzen

AI-ready arbeiten

Strukturierte Daten als Fundament für Copilot, KI-Agents und automatisierte Dokumentenverarbeitung

Ob IT-Verantwortlich oder Fachbereich: So profitieren Sie

Für IT-Leitung & Administration

Eine zentrale Plattform statt heterogener DMS-Landschaft
Governance, Provisionierung und Lifecycle-Kontrolle aus einer Hand
Nahtlose Integration in Ihre bestehende M365-Umgebung
Compliance und Datenschutz sicherstellen: Gesetzliche Auflagen erfüllen, Unternehmensdaten mit Information Classification, Labeling und Data Loss Prevention schützen, Monitoring- und Governance-Prozesse zentral steuern

Für Fachbereiche & Projektverantwortliche

Fachliche Navigation, damit Dokumente nach Projekten, Kunden oder Vorgängen schnell gefunden werden
E-Mails direkt aus Outlook im passenden Kontext ablegen
Weniger Systemwechsel, mehr Fokus auf die inhaltliche Arbeit
Integrierte KI-Funktionen für Zusammenfassungen, Klassifizierung und intelligente Recherche

So hat frischli ihr Dokumentenmanagement transformiert

frischli: Alle Dokumente, Verträge und Korrespondenz in einer M365-Plattform

frischli hat seine IBM-geprägte IT-Landschaft durch eine moderne M365-Umgebung abgelöst. Der novaCapta Content Hub bildet die zentrale Plattform für Vertragsmanagement, Korrespondenzablage und strukturierte Dokumentenablage – mit hoher Nutzerakzeptanz und einer flexibel erweiterbaren Basis.

Case Study lesen

Uns war wichtig unsere Mitarbeitenden nicht mit den vielen Veränderungen zu überfordern. Gleichzeitig wollten wir Bewährtes erhalten und die Chancen der neuen, modernen Tools gezielt nutzen – mit dem Ziel, echten Mehrwert im Arbeitsalltag zu schaffen. Genau das ist uns gelungen.

Michael Schützler Leiter IT und Informationssicherheit frischli Milchwerke GmbH

Sie möchten Dokumente, Prozesse und Governance zentral zusammenbringen?

Dann sprechen Sie mit uns über Ihren Content Hub.

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Unser Dokumentenmanagement System

Die Lösungsbausteine für Ihren Content Hub

Microsoft 365 deckt bereits viele Anforderungen an modernes Dokumentenmanagement ab. Unsere ergänzenden Lösungsbausteine schließen die verbleibenden Lücken und machen daraus einen leistungsfähigen Content Hub.

Outlook Add-In

E-Mails und Dateien aus Outlook direkt in den passenden Ablagebereichen ablegen. So wird relevantes Wissen zentral verfügbar und unternehmensweit nutzbar.

Fachliche Navigation

Klare fachliche Einstiege in unterschiedliche Informationsbereiche, zum Beispiel Teams, Projekte oder Produktwelten. Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten. Auch eine vorgangsbezogene Ablage ist jederzeit möglich.

Metadatenmanagement

Dokumente mit Metadaten gezielt anreichern und über dynamische Filter schneller finden. Unsere Lösung nC Doc View and Action ermöglicht eine metadatenbasierte Dokumentenanzeige mit Suche, fachlichen Filtern und Aktionsmenü.

Governance & Provisionierung

Standards und Regeln zentral steuern, den Lifecycle kontrollieren und Templates nach Bedarf bereitstellen. So lassen sich Teams und Sites einheitlich provisionieren und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten.

Arbeiten in Vorgängen

Dokumente direkt im Kontext eines Vorgangs hochladen. Metadaten werden dabei automatisch übernommen. Bei Bedarf lassen sich zusätzliche Dokumentinformationen manuell ergänzen.

Fertige Lösungen für Legal, Vertragsmanagement und interne Kataloge

Der M365 Content Hub ist die Plattform. Diese Fachlösungen zeigen, wie sich daraus konkrete Anwendungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche entwickeln lassen.

Vertragsmanagement in Microsoft 365

Vertragsdaten, Policen und zugehörige Dokumente zentral verwalten, statt über Fileserver, DMS und Postfächer verteilt zu suchen. Mit integrierter Wiedervorlage, fachlicher Navigation und vollständiger M365-Integration.

→ Vertragsmanagement kennenlernen

Interner Katalog und Bestellportal mit M365

Ob IT-Servicekatalog, Schulungsangebote oder Corporate Benefits: Produkte und Dienstleistungen in einer zentralen, durchsuchbaren Übersicht bereitstellen. Mit optionaler Bestellfunktion auf Basis von Power Automate.

→ Katalogservice kennenlernen

Legal Matter Management in Microsoft 365

Den gesamten Mandatsprozess in Microsoft 365 bündeln: vom Intake über Fristenüberwachung und Zusammenarbeit bis zum Wissensmanagement. Mit KI-gestützter Dokumentenanalyse und ohne zusätzliche Insellösung.

→ Legal Matter Hub kennenlernen

Content- & Dokumentenmanagement mit KI: So wird Microsoft 365 zum intelligenten Arbeitsplatz

Erst strukturierte Inhalte schaffen die Grundlage für den sinnvollen Einsatz von KI. Der M365 Content Hub bietet die Datenbasis für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, mit Microsoft Copilot, Azure OpenAI und intelligenten Agents. Warum das so ist, erklärt unser Experte Wolfgang Raestrup im Video-Interview.

→ Zum Blogbeitrag

Passend dazu weitet Microsoft Copilot auf SharePoint und OneDrive aus: Agents, vorgefertigt oder individuell für einen bestimmten Zweck, können Dokumente zusammenfassen, relevante Informationen extrahieren, Fragen beantworten oder als Sparringspartner neue Ideen generieren. Selbst erstellte Agents lassen sich mit Kolleg:innen teilen und fördern so Wissenstransfer und Zusammenarbeit.

Bitte passen Sie ihre Cookie Einstellungen an, um das Video abspielen zu können.

Generieren

Schneller zu fertigen Dokumenten: Neue Inhalte und Zusammenfassungen generieren, ähnliche Dokumente erstellen (z.B. SOWs), Redaktion unterstützen

Analysieren & Extrahieren

Automatisiert statt manuell: Belegerkennung, Verarbeitung und Klassifizierung von Dokumenten

Bewerten

Risiken in Vorgängen und Dokumenten frühzeitig erkennen: Compliance- und Security-Risiken, Sentiment Analyse

Finden & Recherchieren

Bessere Entscheidungen treffen: Textanalyse zur Recherche von Entscheidungsfindungen, Visualisierung von komplexen Sachverhalten und Beziehungen

In drei Schritten zu Ihrem M365 Content Hub

Analyse & Bestandsaufnahme

Wir analysieren Ihre bestehende Dokumentenlandschaft, identifizieren Schwachstellen und definieren gemeinsam das Zielbild für Ihren Content Hub.

Konzeption & Roadmap

Wir entwickeln die Architektur Ihres Content Hub, legen Governance-Regeln fest und erarbeiten eine Roadmap für die schrittweise Einführung.

Einführung & Enablement

Wir implementieren den Content Hub, schulen Ihre Mitarbeitenden und begleiten die Einführung mit passendem Change Management.

Als Microsoft Solutions Partner Cloud mit 30 Jahren Projekterfahrung wissen wir: Technik allein reicht nicht.

Deshalb begleiten wir jedes Content-Hub-Projekt mit strukturiertem Change Management, damit Ihre Mitarbeitenden die neue Lösung nicht nur verstehen, sondern auch nutzen.

ISO Zertifizierungen 27001 & 9001 + Microsoft Badge

Häufige Fragen zur unserer Dokumentenmanagement Software

Brauchen wir ein seperates DMS oder reicht Microsoft 365?

Für die meisten mittelständischen Unternehmen deckt Microsoft 365 mit SharePoint, Teams und Purview bereits einen Großteil der DMS-Anforderungen ab. Unser Content Hub schließt die verbleibenden Lücken, z.B. fachliche Navigation, Metadatenmanagement und Governance, ohne ein Drittsystem einzuführen. Das spart Lizenzkosten.

Wie lange dauert die Einführung eines Content Hub?

Das hängt vom Scope ab. Wir planen jede Einführung in Phasen, sodass Sie schnell erste Ergebnisse sehen und schrittweise ausrollen können.

Ist der Content Hub auch für Unternehmen geeignet, die bereits ein DMS nutzen?

Ja. Viele unserer Kunden konsolidieren bestehende DMS-Systeme schrittweise auf Microsoft 365. Wir unterstützen Sie bei der schrittweisen Konsolidierung auf Microsoft 365.

Wie sicher sind unsere Dokumente im M365 Content Hub?

Microsoft 365 bietet mit Purview, Sensitivity Labels und Data Loss Prevention umfassende Security- und Compliance-Werkzeuge. In Kombination mit einer klaren Governance-Strategie erfüllen Sie damit Anforderungen wie ISO 27001, DSGVO.

Funktioniert der Content Hub auch mit Copilot und KI?

Absolut! Und genau das ist einer der größten Vorteile. Ein strukturiertes Dokumentenmanagement ist die Voraussetzung dafür, dass Copilot und KI-Agents zuverlässig arbeiten können. Der Content Hub schafft die Datenbasis für intelligente Zusammenfassungen, Recherche und Dokumentenautomatisierung.

Lernen Sie den M365 Content Hub kennen

Mein Team und ich freuen uns auf Ihre Anfrage.

Wolfgang Raestrup

Head of Modern Work

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Leistung