Bausparkasse Schwäbisch Hall: Legal Matter Management mit Microsoft

Der Bereich Recht und Compliance der Bausparkasse Schwäbisch Hall bündelt sein Legal Matter Management im novaCapta Legal Matter Hub. Auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint Online wurde eine zentrale, intuitive Plattform für Mandatsbearbeitung, Zusammenarbeit, Dokumentation und Wissensmanagement eingeführt – integriert in die bestehende Microsoft-Welt und ohne zusätzliche Lizenzlandschaft.

Ablösung der bestehenden Legal-Management-Lösung aufgrund auslaufender Produktunterstützung und veränderter Lizenzbedingungen

Bedarf eines modernen Akten- und Mandatsmanagement für den Bereich Recht und Compliance

Nahtlose Integration in bestehende Infrastruktur

Einführung des novaCapta Legal Matter Hub auf Basis von M365 und SharePoint

Unterstützung bei der Datenmigration aus dem Altsystem

Nutzung vorhandener Berechtigungsstrukturen und Arbeitsweisen innerhalb der Microsoft-Welt

Flexible Anpassung der modularen Lösung an individuelle Anforderungen

Kostenersparnis durch Nutzung bestehender Microsoft-Lizenzen statt zusätzlicher Spezialsoftware

Intuitive Nutzung in bekannter Microsoft-Umgebung mit geringem Schulungsaufwand

Zentrale Plattform mit hoher Usability für Mandatsbearbeitung, kollaborative Zusammenarbeit, bereichsinterne Kommunikation und Wissensmanagement

Verbesserte Dokumentation, revisionssichere zentrale Ablage und einfache Bereitstellung von Informationen für Prüfungen und Aufsichten

Schwäbisch Hall ist mit rund 7 Mio. Verträgen und einem Marktanteil im Bausparen von mehr als 33 Prozent die größte Bausparkasse Deutschlands. Das Unternehmen gehört außerdem zu den führenden Baufinanzierern. Als subsidiärer Partner der Genossenschaftsbanken und Teil der DZ BANK Gruppe bietet Schwäbisch Hall seinen Kundinnen und Kunden Lösungen rund um nachhaltiges Bauen und Wohnen. Etwa 6.700 Mitarbeitende und Vertriebspartner im Innen- und Außendienst sorgen für die qualifizierte Betreuung und Beratung. Neben der Weiterentwicklung seiner Kerngeschäftsfelder Bausparen und Baufinanzierung findet Schwäbisch Hall als Lösungsanbieter rund um Bauen und Wohnen Antworten auf Herausforderungen wie Plattformgeschäft, Smart Data und Ökosysteme. Zudem ist Nachhaltigkeit fester Bestandteil der strategischen Agenda von Schwäbisch Hall.

Der Bereich Recht und Compliance der Bausparkasse verwendete eine spezialisierte Lösung. Als das bisherige Produkt abgekündigt wurde und sich Lizenzbedingungen sowie Kosten veränderten, wurde nach einer zukunftsfähigen Alternative gesucht.

Gewünscht war eine moderne Plattform, die Mandate strukturiert abbildet, Wissen langfristig verfügbar macht, die Zusammenarbeit verbessert und sich in die bestehende Microsoft-365-Landschaft einfügt. Die Wahl fiel auf novaCapta als erfahrener Partner mit einer passgenauen Lösung. Ausschlaggebend waren dabei nicht nur die richtige technologische Basis, sondern auch die Erfahrung, Lösungen eng an den Anforderungen von Kunden auszurichten.

Heute ist der Legal Matter Hub im gesamten Recht und Compliance Bereich von Schwäbisch Hall ausgerollt. Die Lösung dient nicht nur als zentrale Mandats- und Dokumentenablage, sondern auch als Kommunikations- und Wissensplattform. Informationen, Vorlagen und relevante Dokumente können zentral bereitgestellt, geteilt und wiedergefunden werden. Damit wird Fallwissen langfristig gesichert und für künftige Vorgänge nutzbar gemacht.

Besonders spürbar ist der Mehrwert in der täglichen Zusammenarbeit. Dokumente lassen sich parallel bearbeiten, Informationen sind online verfügbar und können direkt verlinkt werden. Das vereinfacht nicht nur die interne Abstimmung, sondern auch die Dokumentation für Prüfungen und Aufsichten. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeitenden von der vertrauten Microsoft-Oberfläche: Der Schulungsaufwand bleibt gering, Funktionen können „on the job“ erlernt werden.

Da die Lösung auf bestehenden Microsoft-365-Lizenzen und Strukturen aufsetzt, lassen sich zusätzliche Lizenz- und Systemaufwände reduzieren. Mit der neuen Lösung ist Schwäbisch Hall optimal auf zukünftige Anforderungen vorbereitet. Daten und Prozesse sind in der Microsoft-Cloud strukturiert verfügbar, so entsteht eine solide Grundlage für künftige KI-Szenarien. Damit wird der Legal Matter Hub nicht nur zur heutigen Arbeitsplattform, sondern auch zu einem wichtigen Baustein für die digitale Weiterentwicklung des Bereichs Recht und Compliance.

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