Toyota automatisiert HR-Prozesse

Toyota Deutschland nutzt die Microsoft Power Platform, um ihre HR-Prozesse ohne code-basierte Lösungen zu automatisieren. 

Digitalisierung und weitestgehende Automatisierung der On- und Offboarding- Prozesse für Mitarbeiter

Besonderer Schutz personenbezogener Daten

Schnittstelle zur bestehenden Software zur Stammdatenpflege

Self-Services für Mitarbeitende, um z. B. Arbeitgeberbescheinigungen schnell und unkompliziert zur Verfügung zu stellen

Erstellung neuer HR-Prozesse und Self-Services über Microsoft Power Platform

Sicherheit über zusätzliche Firewall

Steuerung und Dokumentation von Benutzern mittels Azure Multi-Factor Authentication (MFA)

Die Personalabteilung profitiert von der Vereinfachung ihrer administrativen Aufgaben und kann dadurch ihre zeitlichen Ressourcen effizienter einsetzen

No-code Lösungen ermöglichen der IT-Abteilung Anpassungen selbstständig vorzunehmen

Mitarbeiter erhalten mit wenigen Klicks notwendige Arbeitgeberbescheinigungen

Lösungen fügen sich optimal in bestehende IT-Architektur von Toyota Deutschland ein

Toyota Motor Europe, ein multinationales Unternehmen und einer der größten Automobilhersteller der Welt, setzt auf eines der führendenden Personalsysteme zur Stammdatenpflege. Auch die deutsche Vertriebsorganisation hat das System

übernommen. Um ihre HR-Prozesse weiter zu vereinfachen und weitestgehend zu automatisieren, entschied sich Toyota Deutschland dazu, in Zusammenarbeit mit novaCapta nützliche Flows und Self-Services für Mitarbeiter zu ergänzen.

Die Personalabteilung ist nicht nur zum Schutz der Mitarbeiterinformationen vor Dritten verpflichtet, es ist ihr wichtigstes Anliegen, die digitalen Daten professionell und vertraulich zu behandeln. Aus diesem Grund wurde dem Sicherheitsaspekt in diesem Projekt eine hohe Priorität zugeordnet, dem letztlich mit einer zusätzlichen Firewall und tiefgreifenden Konfigurationseinstellungen in Azure Rechnung getragen wurde. Über die Konfigurationseinstellungen lassen sich Sicherheits- und Zugriffsrichtlinien steuern und dokumentieren. Dieser Service von M365 vereinfacht nicht nur die Verwaltung durch das IT-Team, sondern sorgt auch dafür, dass die Mitarbeiter sich intuitiv im System zurechtfinden. Um den Zugriff von unerwünschten Dritten so gut wie unmöglich zu machen, setzt Toyota Deutschland auf die Azure Multi-Factor Authentication (MFA). Über diesen Prozess wird der jeweilige Benutzer während des Anmeldevorgangs zur Durchführung eines Identifizierungsverfahrens aufgefordert, z. B. per Eingabe eines Codes auf dem Smartphone oder per Fingerabdruckscan.

Mithilfe der Microsoft Power Platform ist es Toyota Deutschland gelungen, regelbasierte und damit wiederkehrende Prozesse zu automatisieren. Der Aufwand für On- und Offboarding-Prozesse hat sich damit signifikant verringert und ein verbesserter Überblick über das Equipment aller Mitarbeiter wurde hinzugewonnen. Auch die IT-Abteilung gewinnt an Effizienz, denn sie kann die neuen Prozesse schnell und unkompliziert anpassen, da die Power Platform auf code-basierte Lösungen verzichtet. Der Begriff „Yokoten“ kommt aus der Toyota-Philosophie und besagt, dass Wissen darüber was funktioniert und was nicht, weitergegeben werden sollte. Vielleicht finden die neuen Prozesse bald auch Anwendung bei den anderen Toyota Importeuren der europäischen Dachgesellschaft. Zumindest für Toyota Deutschland geht die Digitalisierung und Automatisierung der eigenen HR-Prozesse weiter. So sollen als nächstes verschiedene Laptoptypen und Seriennummern im System erfasst werden können.

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