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Dem Scheitern vorbeugen – Change Management in IT-Projekten

Zuerst müssen wir mit einem Mythos aufräumen: Uns ist bislang kein Projekt bekannt, dass nur an dem Widerstand oder gar dem Boykott der Belegschaft gescheitert wäre. Denn ganz so einfach ist es nicht. Viel eher scheitern IT-Projekte am Zusammenspiel verschiedener Faktoren, wie unklare Ziele, ungenügende Ressourcen, schlechte Kommunikation und fehlende User-Akzeptanz.

Diese Probleme können durch ein projektbegleitendes Change Management vermieden werden. Wie so ein Change Management aussehen könnte, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, denn jedes Unternehmen und jedes IT-Projekt ist einzigartig. Dennoch können drei grobe Phasen identifiziert werden.

Phase 1: Vor dem Projektstart

Die erste Phase beginnt bereits vor dem eigentlichen Projektstart: Zuerst muss klar sein, wer für das Change Management zuständig ist. Die Planung und spätere Durchführung liegen idealerweise in einer Hand, denn das Change Management ist eine Führungsaufgabe. In dieser Phase werden alle Betroffenen und Projektbeteiligten über Zweck, Ziele und ganz wichtig, über die Vorteile, des Projektes informiert. Dabei muss die Kommunikation für die verschiedenen Zielgruppen gestaltet werden. Workshops, Interviews mit den Betroffenen, Informationsveranstaltungen sowie die Kommunikation über Medien, wie Newsletter, Intranet-Mitteilungen oder Mitarbeiterpublikationen können je nach Anforderung eingesetzt werden.

Phase 2: Während der Umsetzung

Phase 2 beginnt mit dem Start der Projektumsetzung – also der Entwicklung und Implementierung der neuen Systeme oder Software. Idealerweise sind alle Beteiligten, Betroffenen und Stakeholder bereits über die Projektziele informiert und das Feedback, beispielsweise aus Interviews und Informationsveranstaltungen, ist in die Projektplanung eingeflossen. Um die Akzeptanz weiter zu erhöhen, ist auch in dieser Phase die Integration der Betroffenen in das Projekt und die Kommunikation nach außen besonders wichtig. Der aktuelle Projektstatus, das Erreichen von Meilensteinen sowie eventuell auftretende Schwierigkeiten sollten für alle Beteiligten stets sichtbar sein. Probleme, die erst bei der Umsetzung auftreten oder zusätzliche Anforderungen sind bei IT-Projekten keine Seltenheit. Deshalb benötigt man in dieser Phase vor allem ein ausgefeiltes Change Management, um möglichst flexibel auf derartige Veränderungen im Projekt reagieren zu können.

Phase 3: Nach dem Go-Live

Die Phase im Anschluss an den Go-Live wird bei vielen IT-Projekten oft unterschätzt: Doch erst jetzt wird die tatsächliche Veränderung für die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in vollem Umfang spürbar. Trotz vorab durchgeführter Schulungen, intensiver Vorbereitung und umfangreicher Kommunikation wird es immer wieder Anwender geben, die Probleme im Umgang mit den neuen Systemen haben. Damit diese Probleme nicht in Ablehnung münden, hat sich ein Support durch speziell dafür trainierte Mitarbeiter, sogenannte Key-User, bewährt. Diese Key-User müssen natürlich frühzeitig geschult werden.

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Blog 26.08.21

Was Sie beim nächsten IT-Projekt beachten sollten

Unternehmen sind in ihrer digitalen Transformation erfolgreicher, wenn sie bei der Umsetzung auf ein wirksames Change Management setzen. Wie der Wandel gelingt, verrät Nora Sommer, Senior Business Consultant bei der novaCapta, im Interview.

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Blog 14.06.23

10 Must-haves im Change Management

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Blog 01.07.20

PDF-Konverter in Power Automate

Kann ich mittels Microsoft Power Automate und einer SPFx-Anwendung ohne größere Probleme einen PDF-Konverter erstellen? Die einfache Antwort: Ja. Und auch die Ausführliche gibt’s hier.

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Blog 30.09.21

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Corona treibt viele Arbeitnehmer ins Homeoffice – und zu Microsoft Teams. Eine Umfrage der novaCapta zeigt, dass Teams mehr Potenzial bietet als viele wissen. Wie Teams den Alltag wirklich erleichtert, verrät Andy Frei, Mitglied der Geschäftsleitung novaCapta CH, im Interview.

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Blog 31.12.14

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Qualitätsmanagement-Dokumente zu verwalten wird schnell unübersichtlich und kompliziert. Wir haben eine Lösung entwickelt, die das Dokumentenmanagement deutlich vereinfacht.

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Bringt die aktuelle Version der SharePoint-Plattform so viele neue Features mit, es zu einem perfekten Learning Management System zu machen? Wir beleuchten es.

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Eine Gegenüberstellung der Spaltenformatierung von JSLink zu der neueren Methode Column formating in Office 365.

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Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit dem strukturellen Aufbau eines Angular Modules und der Kommunikation der einzelnen Komponenten.

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Dateizugriffsrechte verwalten mit Microsoft RMS – Teil 4

Dieser letzte Teil der Artikelserie befasst sich mit dem Schutz von Dokumenten innerhalb von SharePoint.