Young business woman working with computer while consulting some invoices and documents in the kitchen at home.

Dokumentenmanagement in Microsoft 365: Schneller finden, sicher verwalten, KI-ready arbeiten

Alle Dokumente an einem Ort – strukturiert, compliant und bereit für KI.

Weniger suchen, mehr arbeiten: Dokumentenmanagement in M365

Ihre Dokumente liegen in SharePoint, Teams, auf Fileservern und in Fachsystemen – aber niemand findet, was er sucht. 

In den meisten Unternehmen ist die Dokumentenlandschaft historisch gewachsen: Unterschiedliche Systeme, keine einheitlichen Standards, keine fachlichen Sichten. Das kostet Produktivität, erzeugt Compliance-Risiken – und verhindert, dass KI-Tools wie Copilot ihr Potenzial entfalten. 

Mit dem novaCapta M365 Content Hub schaffen Sie eine zentrale, strukturierte Plattform für alle Inhalte, auf Basis Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung.

Content Hub kennenlernen

Dieser Ansatz ist Teil unserer Collaboration-Leistungen

Visualisierung des Content Hubs: Vorher/Nachher im Dokumentenmanagement

  • 250+ Expert:innen & 30 Jahre Erfahrung

  • Microsoft Solutions Partner in allen Solution Areas

  • ISO 27001 zertifiziert

Warum Dokumentenmanagement in vielen Unternehmen nicht funktioniert

Mitarbeitende verbringen bis zu 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Dokumenten.  Die Ursachen sind fast immer die selben:

Verteilte Systeme statt zentraler Zugriff

Dokumente liegen verteilt in DMS, Fileservern, lokalen Ablagen und Fachsystemen. Ohne Verbindung zwischen den Systemen entstehen Medienbrüche und Informationssilos.

Dokumente ohne fachlichen Zusammenhang

Die Ablage orientiert sich an Systemen statt an Kunden, Projekten oder Vorgängen. Relevante Unterlagen müssen über mehrere Quellen hinweg gesucht und zusammengesetzt werden.

Hoher Aufwanf für Compliance

Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und sensible Daten lassen sich ohne zentrale Governance nur schwer kontrollieren. Mit jedem neuen Dokument steigt die Komplexität.

Microsoft Teams erfolgreich einführen: Mehr als nur ein Rollout

Teams ist ausgerollt, aber die Akzeptanz bleibt hinter den Erwartungen? Kanäle wuchern, Governance fehlt, und die Mitarbeitenden arbeiten weiter wie vorher?

Damit Microsoft Teams seinen Mehrwert entfaltet, müssen Mitarbeitende die neuen Möglichkeiten verstehen und aktiv nutzen – während Ihre IT Struktur, Governance und Lifecycle im Blick behält. 

Wir unterstützen Sie dabei, Teams so einzuführen und weiterzuentwickeln, dass Zusammenarbeit transparenter wird, Informationen schneller gefunden werden und Ihre Organisation die Plattform wirklich produktiv nutzt.

Mockup des Legal Matter Hubs in einem Tablet

Beispiel: Unser Legal Matter Hub auf Basis des M365 Content Hub → Mehr erfahren

Schneller finden

Dashboards, fachliche Sichten und intelligente Suche statt endlosem Navigieren durch Ordner

Sicher verwalten

Integrierte Security, Compliance und Lifecycle-Management mit Microsoft Purview und Sensitivity Labels

Kosten senken

Weniger Parallelsysteme, höhere Nutzungstiefe Ihrer bestehenden M365-Lizenzen

AI-ready arbeiten

Strukturierte Daten als Fundament für Copilot, KI-Agents und automatisierte Dokumentenverarbeitung

Ob IT-Verantwortlich oder Fachbereich: So profitieren Sie

Für IT-Leitung & Administration

  • Eine zentrale Plattform statt heterogener DMS-Landschaft

  • Governance, Provisionierung und Lifecycle-Kontrolle aus einer Hand

  • Nahtlose Integration in Ihre bestehende M365-Umgebung

  • Compliance und Datenschutz sicherstellen: Gesetzliche Auflagen erfüllen, Unternehmensdaten mit Information Classification, Labeling und Data Loss Prevention schützen, Monitoring- und Governance-Prozesse zentral steuern

Für Fachbereiche & Projektverantwortliche

  • Fachliche Navigation, damit Dokumente nach Projekten, Kunden oder Vorgängen schnell gefunden werden

  • E-Mails direkt aus Outlook im passenden Kontext ablegen

  • Weniger Systemwechsel, mehr Fokus auf die inhaltliche Arbeit

  • Integrierte KI-Funktionen für Zusammenfassungen, Klassifizierung und intelligente Recherche

So hat frischli ihr Dokumentenmanagement transformiert

Logo der Firma Frischli in weiß

frischli: Alle Dokumente, Verträge und Korrespondenz in einer M365-Plattform

frischli hat seine IBM-geprägte IT-Landschaft durch eine moderne M365-Umgebung abgelöst. Der novaCapta Content Hub bildet die zentrale Plattform für Vertragsmanagement, Korrespondenzablage und strukturierte Dokumentenablage – mit hoher Nutzerakzeptanz und einer flexibel erweiterbaren Basis.

 

Case Study lesen

Uns war wichtig unsere Mitarbeitenden nicht mit den vielen Veränderungen zu überfordern. Gleichzeitig wollten wir Bewährtes erhalten und die Chancen der neuen, modernen Tools gezielt nutzen – mit dem Ziel, echten Mehrwert im Arbeitsalltag zu schaffen. Genau das ist uns gelungen.

Michael Schützler Leiter IT und Informationssicherheit frischli Milchwerke GmbH
Unser Dokumentenmanagement System

Die Lösungsbausteine für Ihren Content Hub

Microsoft 365 deckt bereits viele Anforderungen an modernes Dokumentenmanagement ab. Unsere ergänzenden Lösungsbausteine schließen die verbleibenden Lücken und machen daraus einen leistungsfähigen Content Hub.
Lösungsbausteine kennenlernen
Outlook Add-In
E-Mails und Dateien aus Outlook direkt in den passenden Ablagebereichen ablegen. So wird relevantes Wissen zentral verfügbar und unternehmensweit nutzbar.
Fachliche Navigation
Klare fachliche Einstiege in unterschiedliche Informationsbereiche, zum Beispiel Teams, Projekte oder Produktwelten. Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten. Auch eine vorgangsbezogene Ablage ist jederzeit möglich.
Metadatenmanagement
Dokumente mit Metadaten gezielt anreichern und über dynamische Filter schneller finden. Unsere Lösung nC Doc View and Action ermöglicht eine metadatenbasierte Dokumentenanzeige mit Suche, fachlichen Filtern und Aktionsmenü.
Governance & Provisionierung
Standards und Regeln zentral steuern, den Lifecycle kontrollieren und Templates nach Bedarf bereitstellen. So lassen sich Teams und Sites einheitlich provisionieren und über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten.
Arbeiten in Vorgängen
Dokumente direkt im Kontext eines Vorgangs hochladen. Metadaten werden dabei automatisch übernommen. Bei Bedarf lassen sich zusätzliche Dokumentinformationen manuell ergänzen.

Microsoft 365 als Basis für intelligentes Content Management

Erst strukturierte Inhalte schaffen die Grundlage für den sinnvollen Einsatz von KI. Der M365 Content Hub bietet die Datenbasis für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, mit Microsoft Copilot, Azure OpenAI und intelligenten Agents. 

So lassen sich Dokumente zusammenfassen, Informationen extrahieren, Fragen beantworten und neue Inhalte schneller erstellen. Auch individuell entwickelte Agents können Wissen zugänglich machen, Prozesse unterstützen und die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern.

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Generieren

Inhalte schneller erstellen. Zusammenfassungen, neue Dokumente und ähnliche Inhalte automatisiert erzeugen, zum Beispiel für SOWs, Vorlagen oder redaktionelle Unterstützung.

Analysieren & Extrahieren

Informationen automatisiert erfassen. Belege erkennen, Dokumente verarbeiten und Inhalte klassifizieren, statt Daten manuell zu prüfen und zu übertragen.

Bewerten

Risiken frühzeitig erkennen. Compliance- und Security-Risiken, Auffälligkeiten in Vorgängen oder Stimmungen in Dokumenten systematisch analysieren und bewerten.

Finden & Recherchieren

Relevante Informationen schneller finden. Textanalysen für Recherchen, fundierte Entscheidungen und die Visualisierung komplexer Zusammenhänge und Beziehungen nutzen.

In drei Schritten zu Ihrem M365 Content Hub

Analyse & Bestandsaufnahme

Wir analysieren Ihre bestehende Dokumentenlandschaft, identifizieren Schwachstellen und definieren gemeinsam das Zielbild für Ihren Content Hub.

Konzeption & Roadmap

Wir entwickeln die Architektur Ihres Content Hub, legen Governance-Regeln fest und erarbeiten eine Roadmap für die schrittweise Einführung.

Einführung & Enablement

Wir implementieren den Content Hub, schulen Ihre Mitarbeitenden und begleiten die Einführung mit passendem Change Management.

Als Microsoft Solutions Partner Cloud mit 30 Jahren Projekterfahrung wissen wir: Technik allein reicht nicht. 

Deshalb begleiten wir jedes Content-Hub-Projekt mit strukturiertem Change Management, damit Ihre Mitarbeitenden die neue Lösung nicht nur verstehen, sondern auch nutzen.

ISO Zertifizierungen 27001 & 9001 + Microsoft Badge

Häufige Fragen zur unserer Dokumentenmanagement Software

Brauchen wir ein seperates DMS oder reicht Microsoft 365?

Für die meisten mittelständischen Unternehmen deckt Microsoft 365 mit SharePoint, Teams und Purview bereits einen Großteil der DMS-Anforderungen ab. Unser Content Hub schließt die verbleibenden Lücken, z.B. fachliche Navigation, Metadatenmanagement und Governance, ohne ein Drittsystem einzuführen. Das spart Lizenzkosten.

Wie lange dauert die Einführung eines Content Hub?

Das hängt vom Scope ab. Wir planen jede Einführung in Phasen, sodass Sie schnell erste Ergebnisse sehen und schrittweise ausrollen können.

Ist der Content Hub auch für Unternehmen geeignet, die bereits ein DMS nutzen?

Ja. Viele unserer Kunden konsolidieren bestehende DMS-Systeme schrittweise auf Microsoft 365. Wir unterstützen Sie bei der schrittweisen Konsolidierung auf Microsoft 365.

Wie sicher sind unsere Dokumente im M365 Content Hub?

Microsoft 365 bietet mit Purview, Sensitivity Labels und Data Loss Prevention umfassende Security- und Compliance-Werkzeuge. In Kombination mit einer klaren Governance-Strategie erfüllen Sie damit Anforderungen wie ISO 27001, DSGVO.

Funktioniert der Content Hub auch mit Copilot und KI?

Absolut! Und genau das ist einer der größten Vorteile. Ein strukturiertes Dokumentenmanagement ist die Voraussetzung dafür, dass Copilot und KI-Agents zuverlässig arbeiten können. Der Content Hub schafft die Datenbasis für intelligente Zusammenfassungen, Recherche und Dokumentenautomatisierung.

Lernen Sie den M365 Content Hub kennen

Mein Team und ich freuen uns auf Ihre Anfrage.

Portraitbild von Wolfgang Raestrup, novaCapta

Wolfgang Raestrup

Head of Modern Work

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Offering

Ihr Start mit dem Microsoft 365 ​Content Hub

Unser Angebot, um den Grundstein für Ihr effizientes und zukunftssicheres Content- & Dokumentenmanagement zu legen – individuell auf Sie zugeschnitten, mit klarer Zielausrichtung und optimiert für KI
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Leistung

Legal Matter Management mit Microsoft 365

Unser ganzheitlicher Legal Matter Hub auf Basis von Microsoft 365 ist nahtlos in Ihre Umgebung integriert und steigert dadurch die Effizienz Ihrer Legal-Abteilung nachhaltig.

novaCapta Intranet Angebote
Leistung

Unsere Intranetangebote auf SharePoint Basis

In der digitalen Arbeitswelt sind effiziente Kommunikationsplattformen entscheidend für den Unternehmenserfolg. SharePoint Online bietet die perfekte Basis für leistungsstarke Intranets.

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Blog 30.09.24

Warum KI ein stringentes Contentmanagement benötigt

Content- und Dokumentenmanagement ist wichtig, damit KI ihr volles Potential ausschöpfen kann. Wie Sie das Thema erfolgreich angehen, erklärt unser Experte Wolfgang Raestrup im Video-Interview.
Happy male business team leader talking to employees at corporate meeting, discussing work project, sharing jokes, laughing. Positive mentor training diverse group of interns, having fun
Blog 16.11.23

Tipps & Tools für eine erfolgreiche interne Kommunikation

Firmenevents bergen Herausforderungen für die interne Kommunikation. In unserem Blogbeitrag zeigen wir, wie und mit welchen Tools novaCapta diese Aufgabe gemeistert hat.
Eisenleger bei der Arbeit
Referenz

Berner Baumeisterverband: Zum Digital Workplace mit M365

Der Berner Baumeisterverband hat seinen modernen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 geschaffen. Dank Teams, Intranet und strukturiertem Datencenter in der Cloud ist nun eine flexible Arbeitsweise möglich.
Hände tippen auf einer Computer-Tastatur.
Offering

Starterangebot: Information Protection mit Microsoft Purview

Profitieren Sie von unserem Microsoft Purview Starterangebot. Verwalten Sie Ihre Daten effizient und halten Sie gleichzeitig notwendige Sicherheits- sowie Compliance-Vorgaben ein.
Eine Frau, die mit einem Laptop auf einem Stuhl sitzt
Technologie Kompetenz

Microsoft SharePoint

Egal ob On-Prem, SharePoint Online als Teil von Office 365 oder Hybrid: Wir erfüllen alle Ihre individuellen Anforderungen und Wir richten Ihnen SharePoint als moderne Collaboration-Plattform ein.
Happy lifestyle digital nomad young cheerful woman work outdoor with laptop computer - people and modern technology job and communication related - alternative office at the beach
Leistung

Apps für Microsoft Teams entwickeln

Mit eigenen Teams-Apps bringen Sie Anwendungen und Prozesse dort zusammen, wo Kollaboration und Lernen stattfinden und passen das Tool so ganz individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.
AdobeStock, zwei Männer im Büro im Austausch
Referenz

Mit professioneller Begleitung erfolgreich in die Cloud

Mit der Einführung von M365 hat Lehmann&Voss seine digitale Reise in die Cloud begonnen. Zentral für die erfolgreiche Implementierung war ein Change & Adoption-Konzept.
Ein Gang mit deckenhohen Regalen zu beiden Seiten, in denen ungeordnet Bücher gestapelt sind.
Produkt

Microsoft 365 Enterprise Wiki für Wissensmanagement

Microsoft 365 eröffnet vielzählige Möglichkeiten, um Kommunikation, Kollaboration und Wissensmanagement im Unternehmen zu stärken.

Verlegung von Majcoat durch Dachdecker
Referenz

SIGA: Mehrsprachige Zusammenarbeit per Microsoft 365

Mithilfe der novaCapta wurde der Aufbau einer modernen, nachhaltigen Zusammenarbeits- und Kommunikationsplattform für den weltweiten Einsatz in mehreren Sprachen gestaltet.
Zwei Bauarbeiter begutachten eine Baustelle
Referenz

Kissling + Zbinden: Zentrales Arbeiten in «Projektraum 365»

Kissling + Zbinden hat «Projektraum 365» implementiert, der die gemeinsame Projektarbeit durch Zentralisierung und Automatisierung vereinfacht.

Ein Team arbeitet über einen Monitor gemeinsam an einem Dokument.
Leistung

Migration von HCL Domino/Notes zu Microsoft 365

Neue digitale Arbeitsmodelle erfordern meist nicht nur eine Anpassung der Arbeitsprozesse, sondern auch der eingesetzten technischen Dienste und Systeme. Wir unterstützen Sie bei der Migration von Lotus Notes zu Microsoft Exchange/Microsoft 365 durch die passenden Tools & Expertise!
Young happy couple. Boyfriend and girlfriend using laptop together.
Leistung

Collaboration-Tools & Software für mehr Effizienz

Sie wollen die digitale Zusammenarbeit optimieren? Als Spezialisten in der Umsetzung von Intranet- & Kollaborationsumgebungen begleiten wir Sie im gesamten Prozess von der Analyse bis zur Umsetzung.
Event Archive 24.09.25

Event: Microsoft Copilot 365 Agents in a Day: AI for Legal

Eigene Agents in der eigenen Umgebung bauen im Hands-on-Workshop mit Microsoft

Sep 24
novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
Lösung

Knowledge Management erfolgreich aufbauen

Wir unterstützen Sie mit unserem Fachwissen dabei, eine optimal auf Ihr Unternehmen abgestimmte, lebendige Wissensplattform zu erstellen.
Diverse business people having a meeting with their colleague in an office
Leistung

Microsoft 365 Backup mit der novaCapta

Mit Microsoft 365 Backup können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Daten schnell und einfach wiederherstellen können, wenn diese beschädigt, gelöscht oder von Hackern verschlüsselt wurden.
Ein Team arbeitet offline zusammen, indem sich die Mitglieder ungezwungen austauschen.
Technologie

Microsoft 365

M365 ist die Kombination der bekannten Office-Software mit Webanwendungen und der Nutzung der Microsoft Cloud. Office 365 bietet Ihnen im Unternehmen die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu verbessern.
novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
Blog 08.01.25

Mit Change Communication zum Digital Empowerment

IT-Projekte bedeuten eine Veränderung der Arbeitsweise - daher ist ein begleitendes Change Management wichtig. Am Beispiel unseres Kunden zeigen wir, welche konkreten Maßnahmen zum Einsatz kommen!