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Microsoft Lizenzen effizient verwalten

Mit dem Lizenz Dashboard auf Basis von Power BI die Microsoft Lizenzen im Unternehmen überblicken

Ihre Microsoft Lizenzen im Blick behalten

Ein reibungsloser Betrieb in Unternehmen erfordert eine bedarfsgerechte Nutzung von Microsoft Lizenzen. Doch das entsprechende Lizenzmanagement kann zur Herausforderung werden und verhindern, dass deren Potential voll ausgeschöpft wird. Mit unserem Lizenz Dashboard auf Basis von Power BI behalten Sie alle genutzten Microsoft Lizenzen stets im Blick und können diese effizient verwalten.

Die passenden Microsoft Lizenzen zu nutzen, bildet das Fundament für maximale Produktivität und Effizienz im Unternehmen sowie eine reibungslose Kommunikation und Kollaboration zwischen Mitarbeitenden.

Doch dies ist gar nicht mehr so einfach: Während die eigenen Lizenzbestände früher tagesaktuell und individuell angepasst werden konnten (wenn z.B. Mitarbeitende in den Urlaub gingen, konnten ihnen für diese Zeit die Lizenzen entzogen und die Kosten dafür eingespart werden), werden Microsoft Lizenzen heute im Enterprise Agreement jährlich bestellt (z.B. M365 E3, E5).

Kostenoptimierungen hängen so vor allem von der jährlichen Betrachtung der Lizenzen ab und erfordern eine möglichst optimale Nutzung und Verteilung des internen Bestands.

Herausforderungen im Lizenzmanagement

Ein unübersichtliches Lizenzmanagement bleibt nicht ohne Folgen und stellt Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen:

Die Übersicht über die vorhandenen Lizenzen im Unternehmen fehlt
Lizenzen werden blind gekauft, ohne vorher den Bedarf geprüft zu haben
Lizenzkosten können nicht den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet werden

Es gibt mehr Lizenzen als User, sodass unnötige Kosten entstehen
Alle erhalten die gleiche (teure) Lizenzart, unabhängig von ihrem Bedarf
Es gibt keinen klaren Prozess für die Optimierung der Lizenzbestände

Alle Lizenzen im Blick behalten

Unser Microsoft Lizenz Dashboard

Für Unternehmen ist es daher aus verschiedenen Gründen von Vorteil, ihr Lizenzmanagement übersichtlich und transparent zu gestalten.

Ein Umsetzungsbeispiel ist unser Microsoft Lizenz Dashboard auf Basis von Power BI:
Mit diesem erhalten Sie eine klare, ganzheitliche Übersicht aller Microsoft Lizenzen im Unternehmen und können diese so effizient verwalten.

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Unser Dashboard bietet Ihnen dabei folgende Möglichkeiten:

Microsofts Lizenzsystem bestmöglich nutzen

Transparenten Überblick über Lizenzen erhalten und Kosten reduzieren

Anzahl der gekauften Lizenzen mit tatsächlich benötigten Lizenzen abgleichen

Die verfügbaren Lizenzkategorien passgenau mit Userbedürfnissen mappen

Damit bildet die Lizenzübersicht die Grundlage für weitere Bausteine wie Lizenzchecks, Monitoring und regelmäßige Bestandsoptimierung.

Welche Funktionen bietet das Lizenz Dashboard?

Konkret bietet unser Lizenz Dashboard folgende Funktionen für die Lizenzübersicht, Lizenzzuweisung sowie Kostenzuweisung:

Licence Overview

Übersicht über alle Lizenzen: Ganzheitliche, klare und schnell erfassbare Übersicht über alle Microsoft Lizenzen im Unternehmen
Drill-Down: Über die unterschiedlichen Filter und Buttons können User die Datengranularität anpassen
Ansichten: Lizenzen, Anzahl, Kosten, Kostenstelle, Manager, Land, Gesamtes Unternehmen, Interne/Externe User/Frontline Worker etc.

Die Daten für das Dashboard werden mit einem täglichen Power Platform Dataflow über Graph API von Entra in Dataverse Tabellen übertragen.

Mismatch Report

Einordnung jeder Lizenz bzw. jedes Users: Für alle vorhandenen Lizenzen wird eine Einordnung vorgenommen: Welcher User benötigt eine höhere Lizenz (Upgrade), welcher User eine niedrigere Lizenz (Downgrade) und wo passt es bereits?
Vorteil/Zweck: Die Lizenzen können optimal verteilt und bestens auf die Userbedürfnisse angepasst werden. Das spart unnötig teure Lizenzkosten, insbesondere, wenn User die Funktionalitäten der hohen Lizenzkategorien gar nicht nutzen.
Logik für Berechnung: Hinter der Einordnung stecken individuelle Berechnungslogiken, die angepasst werden können.

Charge-Out Report

Übersicht pro Kostenstelle: Alle Lizenzen einer Kostenstelle werden gelistet.
Vorteil/Zweck: Alle Kosten werden transparent dargestellt und können der jeweiligen Kostenstelle zugewiesen werden (z.B. für interne Rechnungsstellung).
Drill-Down: Filtermöglichkeiten ermöglichen eine hochgranulare Auflistung.
Export/Teilen: Die Auflistung kann für die weitere Bearbeitung/Versand in z.B. Excel exportiert werden; alternativ sind begrenzte Zugriffsrechte für die Verantwortlichen der Kostenstelle möglich.

So kommt das Lizenz Dashboard zu Ihnen

Gerne implementieren wir unser Lizenz Dashboard in Ihrem Unternehmen und unterstützen Sie so bei einem effizienten Lizenzmanagement. Wichtig: Da unser Dashboard auf Power BI basiert, sind für die Nutzung Power BI und Power App Lizenzen notwendig. Unsere Leistungen fächern sich wie folgt auf:

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Umsetzung

Initial: Sie erhalten einmalig Ihre Umsetzung des Dashboards für die Übersicht aller Lizenzen in Ihrem Unternehmen.

Einrichtung

Bei Bedarf: Wir richten Ihr Dashboard ein, passen es an Ihr CI/CD an und binden die Quelldaten an.

Zeitraum

Die Umsetzung erfolgt innerhalb kürzester Zeit und ist dann direkt einsatzbereit. Individuelle Anpassungen können darüber hinaus zügig vorgenommen werden.

Optionale Reports

Erweiterung: Nutzen Sie auch den Charge-Out Report für die Weitergabe der Lizenzkosten an einzelne Kostenstellen sowie den Mismatch Report, um Differenzen in der Lizenznutzung aufzudecken.

Mehr dazu

Weitere Möglichkeiten im Lizenzmanagement

Sie möchten noch einen Schritt weiter gehen? Neben unserem Lizenz Dashboard bieten wir Ihnen auch eine kontinuierliche Lizenzbilanz. Dabei ergeben sich folgende zwei Möglichkeiten:

Monatlicher Lizenzstatusreport

Monatliche Erstellung
Darstellung der Differenz zwischen kaufmännischem und technischem Inventar
Abweichungen zum vorherigen Monat
Grundlage für die Erkennung und Ableitung möglicher zukünftiger Herausforderungen

Warum?

Ganzjährige optimale Nutzung des internen Lizenzbestands
Mit dem Wissen über derzeitige User und Lizenzen können die vorhandenen Bestände optimal genutzt und unnötige Ausgaben für neue Lizenzen vermieden werden

Jährliche Lizenzbilanz

Separate Auswertung der Nutzung und des kaufmännischen Inventars
Auswertung, Vergleich und Konsolidierung von kaufmännischem und technischen Inventar
Berücksichtigung der Lizenzregeln von Microsoft

Warum?

Jährliche Optimierung der vorhandenen Lizenzen
Vor Ablauf der jährlichen Microsoft Subscriptions zeigt die Lizenzbilanz, ob Lizenzen im Folgejahr hinzugebucht oder reduziert werden können

Darüber hinaus erhalten Sie bei uns eine ganzheitliche Lizenzberatung, denn als Microsoft Partner kennen wir die verfügbaren Lizenzen, Funktionsumfänge und können Ihren individuellen Bedarf optimal einschätzen. Wir finden nicht nur die passende Lizenz für Sie, sondern optimieren durch unsere Expertise zu Microsoft Produkten im Bereich Beratung, Implementierung und Betriebsunterstützung auch deren Nutzung. Wir sind gerne langfristig an Ihrer Seite und bauen Ihre Microsoft Umgebung gemeinsam sowie ganzheitlich mit Ihnen auf.

Gerne stellen wir Ihnen unser Microsoft Lizenz Dashboard genauer vor.

Mein Team und ich freuen uns auf Ihre (unverbindliche) Anfrage und beraten Sie gerne.

Mario Westrup

Head of Business Productivity

Microsoft Lizenzen optimal nutzen

Weitere Leistungen & Lösungen der novaCapta

Diverse group of business team in boardroom meeting

Workshop