Close Up on Hands of a Female Specialist Working on Laptop Computer at Cozy Home Living Room while Sitting at a Table. Freelancer Woman Chatting Over the Internet on Social Networks.

Microsoft Lizenzen effizient verwalten

Mit dem Lizenz Dashboard auf Basis von Power BI die Microsoft Lizenzen im Unternehmen überblicken

Ein reibungsloser Betrieb in Unternehmen erfordert eine bedarfsgerechte Nutzung von Microsoft Lizenzen. Doch das entsprechende Lizenzmanagement kann zur Herausforderung werden und verhindern, dass deren Potential voll ausgeschöpft wird. Mit unserem Lizenz Dashboard auf Basis von Power BI behalten Sie alle genutzten Microsoft Lizenzen stets im Blick und können diese effizient verwalten.    

 

Die passenden Microsoft Lizenzen zu nutzen, bildet das Fundament für maximale Produktivität und Effizienz im Unternehmen sowie eine reibungslose Kommunikation und Kollaboration zwischen Mitarbeitenden. Doch dies ist gar nicht mehr so einfach: Während die eigenen Lizenzbestände früher tagesaktuell und​ individuell angepasst werden konnten (wenn z.B. Mitarbeitende in den Urlaub gingen, konnten ihnen für diese Zeit die Lizenzen entzogen und die Kosten dafür eingespart werden), werden Microsoft Lizenzen heute im Enterprise Agreement jährlich bestellt (z.B. M365 E3, E5). Kostenoptimierungen hängen so vor allem von der jährlichen Betrachtung der Lizenzen ab und erfordern eine möglichst optimale Nutzung und Verteilung des internen Bestands.  

Herausforderungen im Lizenzmanagement

Ein unübersichtliches Lizenzmanagement bleibt nicht ohne Folgen und stellt Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen:

  • Die Übersicht über die vorhandenen Lizenzen im Unternehmen fehlt

  • Lizenzkosten können nicht den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet werden

  • Lizenzen werden blind gekauft, ohne vorher den Bedarf geprüft zu haben

  • Es gibt mehr Lizenzen als User, sodass unnötige Kosten entstehen

  • Alle erhalten die gleiche (teure) Lizenzart, unabhängig von ihrem Bedarf

  • Es gibt keinen klaren Prozess für die Optimierung der Lizenzbestände

Lizenz Dashboard: Alle Lizenzen im Blick behalten

Für Unternehmen ist es daher aus verschiedenen Gründen von Vorteil, ihr Lizenzmanagement übersichtlich und transparent zu gestalten. 

Ein Umsetzungsbeispiel ist unser Microsoft Lizenz Dashboard auf Basis von Power BI:

Mit diesem erhalten Sie eine klare, ganzheitliche Übersicht aller Microsoft Lizenzen im Unternehmen und können diese so effizient verwalten. Unser Dashboard bietet Ihnen dabei folgende Möglichkeiten:

Microsofts Lizenzsystem bestmöglich nutzen

Transparenten Überblick über Lizenzen erhalten und Kosten reduzieren

Anzahl der gekauften Lizenzen mit tatsächlich benötigten Lizenzen abgleichen

Die verfügbaren Lizenzkategorien passgenau mit Userbedürfnissen mappen

Damit bildet die Lizenzübersicht die Grundlage für weitere Bausteine wie Lizenzchecks, Monitoring und regelmäßige Bestandsoptimierung.

Welche Funktionen bietet das Lizenz Dashboard?

Konkret bietet unser Lizenz Dashboard folgende Funktionen für die Lizenzübersicht, Lizenzzuweisung sowie Kostenzuweisung:

Licence Overview
Microsoft Lizenz Dahsboard: Licence Overview
  • Übersicht über alle Lizenzen:​ Ganzheitliche, klare und schnell erfassbare Übersicht über alle Microsoft Lizenzen im Unternehmen​
  • Drill-Down:​ Über die unterschiedlichen Filter und Buttons können User die Datengranularität anpassen​
  • Ansichten:​ Lizenzen, Anzahl, Kosten, Kostenstelle, Manager, Land, Gesamtes Unternehmen, Interne/Externe User/Frontline Worker etc.

Die Daten für das Dashboard werden mit einem täglichen Power Platform Dataflow über Graph API von Entra in Dataverse Tabellen übertragen.

Mismatch Report
Microsoft Lizenz Dashboard: Mismatch Report
  • Einordnung jeder Lizenz bzw. jedes Users:​ Für alle vorhandenen Lizenzen wird eine Einordnung vorgenommen: Welcher User benötigt eine höhere Lizenz (Upgrade), welcher User eine niedrigere Lizenz (Downgrade) und wo passt es bereits?​
  • Vorteil/Zweck:​ Die Lizenzen können optimal verteilt und bestens auf die Userbedürfnisse angepasst werden. Das spart unnötig teure Lizenzkosten, insbesondere, wenn User die Funktionalitäten der hohen Lizenzkategorien gar nicht nutzen.​
  • Logik für Berechnung: Hinter der Einordnung stecken individuelle Berechnungslogiken, die angepasst werden können.
Charge-Out Report
Microsoft Lizenz Dashboard: Charge-Out Report
  • Übersicht pro Kostenstelle:​ Alle Lizenzen einer Kostenstelle werden gelistet.​
  • Vorteil/Zweck:​ Alle Kosten werden transparent dargestellt und können der jeweiligen Kostenstelle zugewiesen werden (z.B. für interne Rechnungsstellung).​
  • Drill-Down:​ Filtermöglichkeiten ermöglichen eine hochgranulare Auflistung. ​
  • Export/Teilen:​ Die Auflistung kann für die weitere Bearbeitung/Versand in z.B. Excel exportiert werden; alternativ sind begrenzte Zugriffsrechte für die Verantwortlichen der Kostenstelle möglich.

So kommt das Lizenz Dashboard zu Ihnen

Gerne implementieren wir unser Lizenz Dashboard in Ihrem Unternehmen und unterstützen Sie so bei einem effizienten Lizenzmanagement. Wichtig: Da unser Dashboard auf Power BI basiert, sind für die Nutzung Power BI und Power App Lizenzen notwendig. Unsere Leistungen fächern sich wie folgt auf:

Umsetzung

Initial: Sie erhalten einmalig Ihre Umsetzung des Dashboards für die Übersicht aller Lizenzen in Ihrem Unternehmen.

Einrichtung

Bei Bedarf: Wir richten Ihr Dashboard ein, passen es an Ihr CI/CD an und binden die Quelldaten an.

Zeitraum

Die Umsetzung erfolgt innerhalb kürzester Zeit und ist dann direkt einsatzbereit. Individuelle Anpassungen können darüber hinaus zügig vorgenommen werden.

Optionale Reports

Erweiterung: Nutzen Sie auch den Charge-Out Report für die Weitergabe der Lizenzkosten an einzelne Kostenstellen sowie den Mismatch Report, um Differenzen in der Lizenznutzung aufzudecken.

Weitere Möglichkeiten im Lizenzmanagement

Sie möchten noch einen Schritt weiter gehen? Neben unserem Lizenz Dashboard bieten wir Ihnen auch eine kontinuierliche Lizenzbilanz. Dabei ergeben sich folgende zwei Möglichkeiten:

Monatlicher Lizenzstatusreport

  • Monatliche Erstellung
  • Darstellung der Differenz zwischen kaufmännischem und technischem Inventar​
  • Abweichungen zum vorherigen Monat​
  • Grundlage für die Erkennung und Ableitung möglicher zukünftiger Herausforderungen

 

Warum?​

  • Ganzjährige optimale Nutzung des internen Lizenzbestands​
  • Mit dem Wissen über derzeitige User und Lizenzen können die vorhandenen Bestände optimal genutzt und unnötige Ausgaben für neue Lizenzen vermieden werden

Jährliche Lizenzbilanz

  • Separate Auswertung der Nutzung und des kaufmännischen Inventars​
  • Auswertung, Vergleich und Konsolidierung von kaufmännischem und technischen Inventar​
  • Berücksichtigung der Lizenzregeln von Microsoft

 

Warum?​

  • Jährliche Optimierung der vorhandenen Lizenzen​
  • Vor Ablauf der jährlichen Microsoft Subscriptions zeigt die Lizenzbilanz, ob Lizenzen im Folgejahr hinzugebucht oder reduziert werden können

Darüber hinaus erhalten Sie bei uns eine ganzheitliche Lizenzberatung, denn als Microsoft Partner kennen wir die verfügbaren Lizenzen, Funktionsumfänge und können Ihren individuellen Bedarf optimal einschätzen. Wir finden nicht nur die passende Lizenz für Sie, sondern optimieren durch unsere Expertise zu Microsoft Produkten im Bereich Beratung, Implementierung und Betriebsunterstützung auch deren Nutzung. Wir sind gerne langfristig an Ihrer Seite und bauen Ihre Microsoft Umgebung gemeinsam sowie ganzheitlich mit Ihnen auf.

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf

Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Gespräch zu den für Sie passenden Lösungen. Hinterlassen Sie einfach Ihre Kontaktdaten, wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.

Beladenes Containerschiff auf dem Meer
Referenz

dteq: Webbasiertes Projektmanagement

Standardsoftware erfüllt nicht immer alle Anforderungen, Individualentwicklungen lassen die Kosten explodieren. Die dteq group hat mit dem Business Productivity Framework die optimale Lösung gefunden.

Panoramaaufnahme der WENKO Hauptzentrale
Referenz

WENKO: Auftragsvorgänge effizient mit Power Apps managen

Durch den Einsatz von Power Platform hat WENKO seinen Außendienstvertrieb revolutioniert: Aufträge werden jetzt einfach in der Low-Code/No-Code Scan-App erstellt und direkt an SAP übertragen.

novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
News 12.10.20

Neue Microsoft Kompetenzen für novaCapta

Wir verkünden mit Stolz unsere neuen Silber-Kompetenzen von Microsoft in den Bereichen „Security“, „Communications“ und „Project and Portfolio Management“.

Diverse group of business team in boardroom meeting
Workshop

Microsoft Lizenzmanagement Workshop

In unserem kostenlosen Lizenzmanagement Workshop prüfen wir Ihre bestehenden M365 Lizenzierungen und leiten Optimierungspotenziale zur Kostensenkung und Erhöhung der Sicherheit ab.

Business Applications auf Tablet
Leistung

Microsoft Power Platform: Beratung zur Einführung

Die Power Platform eignet sich für vielfältigste Anwendungsfälle. Wir analysieren, konzipieren und realisieren Ihre Wunschapplikation - auf Basis von Microsoft 365 und einer agilen Umsetzungsmethode.

Businessmen use laptops to secure computing through cloud storage for digital business and cloud data processing management. Optimizing online business customer service
News 27.11.24

Microsoft: Ende der Enterprise Agreements ab Januar 2025

Microsoft wird ab 2025 die EA für einige Unternehmen nicht mehr verlängern. Das CSP-Programm ist eine tolle Alternative. Mit der novaCapta als CSP-Direct-Anbieter erhalten Sie umfassenden Support.

Man at computer, software developer working on coding script or cyber security in bright modern office
Technologie Kompetenz

SIEM mit Microsoft Sentinel

Zunehmend komplexere Cyberangriffe stellen Unternehmen vor immer größere Herausforderungen. Mit Microsofts SIEM-Lösung Sentinel behalten Sie Sicherheitsbedrohungen stets im Blick.

Chatbot artificial intelligence intelligent robot technology AI. Artificial intelligence technology online customer service, application, prompt generate.
Event Archive

Microsoft Panel: Alle reden von KI

Zum Start ins neue Jahr schauen wir in unserem Microsoft Panel auf konkrete Einsatzmöglichkeiten und Potenziale von KI in Unternehmen.

Young business people in office
Lösung 08.04.21

Collaboration-Tools & Intranet Lösungen

Mit den passenden Collaboration-Tools und Intranet Lösungen Ihre Mitarbeitenden erreichen & den Zusammenhalt fördern.

novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
Lösung

Knowledge Management erfolgreich aufbauen

Wir unterstützen Sie mit unserem Fachwissen dabei, eine optimal auf Ihr Unternehmen abgestimmte, lebendige Wissensplattform zu erstellen.

Person in grauen Jeans mit Surface-Gerät
Lösung

Enterprise Application Integration Framework

Eine Mischung an unterschiedlichsten Software-Applikationen ist häufig in Unternehmen zu finden. Mit unserem Enterprise Application Integration Framework sorgen Sie für vernetzte Systeme.

Closeup image of young hipster girl wearing knitted sweater using modern smaertphone device while chilling at home, communication and socail network concept, woman browsing the internet
Lösung

Iaas & PaaS mit Azure

Von zielgerichteter Infrastruktur-Unterstützung in Bezug auf Netzwerke, virtuelle Maschinen oder sonstige IaaS-Dienste in Azure bis hin zum kompletten Aufbau von eigenen Rechenzentren in der Cloud

Laptop mit Valo Intranet Seite und mit roter Tasse vor einem Wald.
Lösung

Valo Intranet Exit: Integrations- und Ablöseoptionen

Staffbase hat Valo Intranet zu Juli 2025 abgekündigt. Als Valo & Staffbase Premium Partner bieten wir Ihnen eine funktionsstarke Alternative sowie einen automatisierten Rückbau Ihres Valo Intranets an

Bagger auf Baustelle bei Sonnenaufgang
Referenz

Gebäudewirtschaft Stadt Köln: Projektmanagement mit Sharxx

Für die Bauherrin Stadt Köln ist das Multiprojektmanagement-Tool Sharxx ein wichtiger Baustein in der Gesamt-Digitalisierungsstrategie. novaCapta führte das Projekt zum Erfolg!

Ingenieur mit einem Tablet in der Hand telefoniert auf einer Baustelle
News 25.05.20

Teamverstärkung bei den digitalen Baulösungen

Die novaCapta Software & Consulting GmbH unterstützt mit ihren Baulösungen auf SharePoint-Basis schon viele Kunden und wird mit neuem Team das Portfolio Richtung Microsoft Cloud konsequent ausbauen.

Projektteam-Meeting
Whitepaper

Whitepaper: 10 Schritte zum erfolgreichen Change

Was brauchen Sie, um Veränderungen in Richtung eines digitalen Arbeitsplatzes erfolgreich umzusetzen? Unser kostenfreies Whitepaper verrät, wie der Wandel gelingen kann.

Young beautiful woman working on laptop at home office, copy space, portrait.
News 04.07.19

novaCapta hat neue Gold-Kompetenz für DevOps

Die novaCapta hat ihren Partnerstatus bei Microsoft zusätzlich vergoldet: Ab sofort glänzt auch die Sparte DevOps in Gold.

Business professionals joining an online conference in a coworking office
Event Archive

Microsoft Panel: IT-Sicherheit im Wandel

Wir zeigen Ihnen praktische Beispiele dafür, wie Endpoint Management mit Intune, Zero Trust, XDR und Co. das Grundgerüst der IT stärkt.

Cheerful businesswoman having a discussion with her colleagues
Event Archive

Microsoft Panel Special: AI in Action

In unserem Microsoft Panel Special "AI in Action" zusammen mit unseren Partner access2agile erfahren Sie, wie Sie Künstliche Intelligenz als voll integrierten Gamechanger in agilen Prozessen einsetzen

Teamwork Excel Berichte Power BI
Leistung

Power BI Reports erstellen

Wir helfen Ihnen, Daten in Informationen und Wissen zu verwandeln. Mit Power BI wird jede:r im Unternehmen befähigt, eigene Datenanalysen durchzuführen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.