SharePoint ist ein „Server-Angebot, das Content Management, Kollaboration, Social, Portalfunktion, Business Intelligence und Suchmöglichkeiten bereitstellt“, so die Beschreibung von Gartner Inc., einem US-amerikanischen IT-Marktforschungsinstitut. Ohne Frage: SharePoint ist eine der vielseitigsten Microsoft-Plattformen überhaupt und doch stößt man bei der Einführung vielerorts auf Ablehnung durch die Anwender. Die meisten Menschen mögen keine Veränderungen. Das ist nur allzu verständlich, schließlich bedeutet jede Form der Veränderung zumindest temporären Kontroll- und Kompetenzverlust.
Glücklicherweise gibt es Strategien, um die Akzeptanz für SharePoint zu erhöhen und die Nutzer für die Plattform zu begeistern. Im Folgenden werden die drei besten (und einfachsten!) Maßnahmen zur Erhöhung der Benutzerakzeptanz für SharePoint erläutert.
1. Großzügige Zeit Planung
Mark R. Gilbert, Analyst bei Gartner Inc., erklärt, dass Microsoft SharePoint nicht problemlos von den Nutzern angenommen wird. Viele Unternehmen berichten von Problemen während der Einführungsphase bei den Trainings, der Systemumstellung und dem Kosten-Management. Die Implementierung von SharePoint bedarf also größter Sorgfalt und Vorsicht. Stellen Sie daher sicher, dass die Anwender ausreichende Zeitfenster haben, um sich mit der Plattform vertraut zu machen. Den größten Fehler begehen Sie, indem Sie den Nutzern hier ein zu knappes Limit setzen. Dies ruft Panik und Sorge hervor und zusätzlich erhöht es den Widerstand gegenüber SharePoint an sich. Ihre Mitarbeiter sollten die Kontrolle über den Kennenlernprozess behalten dürfen. Verringern Sie den Druck, indem Sie ausreichend Zeit einräumen.
Ausreichend Zeit ist zudem ein entscheidender Faktor für einen reibungslosen Launch. Wird der Go-Live- überstürzt, werden Sie viele Herausforderungen und Widerstände meistern müssen, die bereits im Vorfeld hätten aufgehalten oder sogar verhindert werden können. Sie haben nur eine Chance, Ihre Mitarbeiter zu beeindrucken und zu begeistern. Wenn Sie den Anwendern eine unausgereifte, fehlerhafte Plattform präsentieren, werden diese todsicher von SharePoint abgeschreckt. Stellen Sie deshalb – ganz in Ruhe – sicher, dass vor dem Rollout alle Abläufe reibungslos funktionieren. Auf diese Weise erhalten die Nutzer das sichere Gefühl, das bestmögliche System für ihre Bedürfnisse an die Hand zu bekommen.
2. Viele Wege führen zum Lernerfolg
Menschen lernen auf ganz unterschiedliche Art und Weise, daher ist eine Fokussierung auf “den einen” Lernstil schlicht unmöglich. Manche lernen lieber in einer Art „Klassenzimmer“-Umgebung, andere wollen die Plattform sofort „live in action“ sehen. Wiederum andere wollen sich sofort mit der ganzen Software befassen und damit herumtüfteln. Egal, welchen Lernstil ihre Anwender bevorzugen, bieten Sie ihnen so viele Optionen wie möglich. Je mehr unterschiedliche Lernstile Sie bedienen können, desto einfacher wird es für die Nutzer, sich SharePoint erfolgreich anzueignen.
Einige der am häufigsten angewandten Techniken sind Lehrvideos, Handbücher und FAQs. Der Nachteil dieser Methoden ist, dass der Anwender zwischen verschiedenen Tabs und Fenstern hin- und herwechseln muss, was wertvolle Zeit in Anspruch nimmt. Alternativ nutzen viele Unternehmen Assistenz-Tools für die Einführungsphase. Diese Tools sind direkt im SharePoint platziert und bieten den Anwendern direkt und unmittelbar Unterstützung: Ballons leiten den Anwender direkt auf dem Arbeitsbildschirm durch die Anwendung. Hilfreiche Tipps oder Erklärungen können eingeblendet werden, so dass der Anwender immer weiß, was oder warum er etwas tut.
3. Holen Sie sich Feedback
Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihre Anwender nach Einarbeitung und Training ein Feedback bekommen. Geben Sie Rückmeldung dazu, was gut gemacht wurde und wie die Arbeitsweise weiter optimiert werden kann. Falls Sie eine Tracking Software nutzen, können Sie auch auf mögliche Schwachstellen hinweisen, die die Anwender bislang nicht im Blick hatten. Deuten und vermitteln Sie dies ihren Anwendern als positive Lernerfahrung, vermeiden Sie negative Zuschreibungen. Fehler gehören bei der Einarbeitung eben dazu. Mit der richtigen Haltung ermutigen Sie Ihre Nutzer zu aktivem Handeln und fördern deren souveräne Selbsteinschätzung bezüglich der eigenen Fähigkeiten.
Fazit
Mit diesen drei Tipps helfen Sie ihren Anwendern, sich mit SharePoint vertraut zu machen und dessen Handhabung zu erlernen. Wenn Sie SharePoint einführen, folgen Sie unseren Empfehlungen. Geben Sie dem Prozess aber auch Ihre persönliche unternehmerische Note. Mit ein wenig Zuspruch werden Ihre Anwender begeistert von SharePoint sein und nie wieder mit einer anderen Anwendung arbeiten wollen!